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| Meta Title | Factura Electrónica Obligatoria: que es y para qué sirve |
| Meta Description | Comprende medidas para minimizar los obstáculos burocráticos que hasta ahora se encontraban los empresarios a la hora de crear empresas y gestionarlas. |
| Meta Canonical | null |
| Boilerpipe Text | Qué es
La factura electrónica es similar a las facturas en papel. Solo es diferente la forma de emisión, ya que las digitales se crean y envían a través de un sistema que garantiza una serie de requisitos como la legibilidad, autenticidad e integridad del contenido.
Admin. Públicas
Muchas empresas ya usan factura electrónica desde el año 2015, ya que es obligatoria la factura electrónica para Ayuntamientos y otras administraciones públicas en su relación con sus proveedores, sin importar el tamaño de la empresa.
Ley Crea y Crece
Se introduce la obligatoriedad a las empresas en sus relaciones comerciales con otros profesionales. Primero, para las sociedades y profesionales que facturen más de 8M €. Y después será obligatoria para el resto de pymes y autónomos.
Soluciones Cegid adaptadas a Verifactu
Para ayudarte en la comprobación de las soluciones que están adaptadas a los nuevos requerimientos de los sistemas de emisión de facturas verificables o sistemas Veri*Factu, en todos nuestros productos tendrás disponible este sello.
A través de ello garantizamos que nuestro software cumple con las especificaciones del citado Reglamento y podrá ser utilizado para remitir facturas verificables a la Agencia Estatal de Administración Tributaria de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?
Ya es obligatoria para:
La Ley 25/2013 ya establece la obligación de las empresas de hacer la
factura electrónica para Ayuntamientos y administraciones públicas
. Este fue el momento cuando empezó la facturación electrónica a ser obligatoria en algunos casos. Muchas empresas y autónomos tienen que emitir facturas públicas si trabajan con su ayuntamiento. Por ejemplo, un diseñador que haga un programa de fiestas o una academia que imparta un taller en un centro cívico.
Será obligatoria para:
La nueva ley que regula la
obligatoriedad en la factura electrónica
es la Ley Crea y Crece, publicada en el BOE de 29/09/2022, con entrada en vigor 19/10/2022.
Se establece un periodo de un año desde que se apruebe la OM del desarrollo reglamentario para que
todas las empresas con facturación superior a los ocho millones de euros
comiencen a aplicar la facturación digital. El resto tendrá un año más.
Importante:
Para saber
cuando entra en vigor la factura electrónica
hay que esperar a la aprobación de la
orden ministerial que apruebe el reglamento.
Mientras tanto, es momento de prepararse y aprender cómo crear una factura electrónica.
Crea y Crece: la ley que introduce la factura electrónica obligatoria
¿Qué es la Ley Crea y Crece?
La
Ley 18/2022, de 28 de septiembre
, de creación y crecimiento de empresas, también conocida como Ley Crea y Crece, es una normativa cuyo objetivo, entre otros, está el agilizar los trámites para la creación de empresas. Además, resulta fundamental para comprender
qué es la factura electrónica obligatoria
.
Aunque las medidas para ayudar al crecimiento de las empresas que introduce la nueva ley de factura electrónica van más allá de lo relacionado con la facturación. Las relacionadas con la
obligación de facturación electrónica
son las que más impacto tendrán en las empresas españolas.
Por ejemplo, deberán contar con
nuevas herramientas de facturación electrónica
para poder emitir y recibir todas las facturas que tengan con otros profesionales. Es decir, las que reciban de sus proveedores o las que emitan a sus clientes.
Principales medidas:
Entre sus medidas abarca una diversidad de temas, todos ellos relacionados con la
creación y gestión de empresas
. Principalmente, comprende medidas para minimizar los obstáculos burocráticos que hasta ahora se encontraban los emprendedores a la hora de crear empresas y gestionarlas.
Uno de sus
objetivos
es la reducción de la morosidad y así reducir los problemas de liquidez de las empresas.
En este marco, se introduce
la implantación de la factura electrónica obligatoria
, que facilita la trazabilidad y la gestión de los cobros gracias a la emisión de factura electrónica.
¿Ya está aprobado el reglamento de facturación electrónica?
El
reglamento de facturación electrónica
que en abril de 2025 se encuentra en fase de audiencia pública, regulará la nueva facturación electrónica en España:
Cómo funciona el nuevo sistema de facturación electrónica
Las características de la factura electrónica
Cómo enviar una factura electrónica
El
borrador del reglamento de factura electrónica
establece que los destinatarios de las facturas electrónicas están obligados a informar sobre el pago efectivo completo y su fecha, a través de la solución pública de facturación electrónica. Esto contribuye al seguimiento y control de la morosidad en las operaciones comerciales.
Conoce más sobre la Factura Electrónica de la mano de nuestros expertos
Álvaro García, experto en Derecho Mercantil en Cegid, te da las claves sobre la Factura Electrónica y todo lo que debes saber para debes saber para adaptar tu empresa con éxito.
Los cambios de la factura electrónica obligatoria
¿A quién obliga la factura electrónica?
La obligatoriedad en la factura electrónica afectará a todos los profesionales de forma gradual. Por eso es importante conocer todo sobre la factura electrónica, ya que a todas las empresas les llegará el momento de adaptarse.
Entre profesionales
De modo general, las operaciones de compraventa entre empresas necesitarán utilizar este documento de manera obligatoria. Sin embargo, hay una excepción a esta norma que permiten seguir emitiendo los documentos como hasta ahora: si una de las dos partes no lleva a cabo su actividad en España y tampoco cuenta con un establecimiento en el país, no será obligatoria la Factura Electrónica.
¿Y con los consumidores?
Los clientes finales no se verán afectados por la obligatoriedad de la factura electrónica para autónomos y pymes. Por tanto, las empresas de venta minorista o aquellas que realicen servicios para particulares podrán seguir emitiendo sus facturas como hasta ahora. Y lo mismo sucede con la emisión de facturas simplificadas.
Principales novedades sobre la factura electrónica en 2026
El nuevo reglamento introduce varios cambios clave que marcarán cómo se gestionará la
emisión de factura electrónica
a partir de 2026, tanto para pymes como para autónomos.
Emisión
No se podrá emitir una factura en papel ni siquiera de forma voluntaria en operaciones entre empresas. En otras palabras: todas las facturas B2B deberán ser electrónicas, sin excepciones.
Lenguaje estándar
Además, se establece como obligatorio el uso del formato UBL (Universal Business Language), un estándar estructurado que permitirá un intercambio más ágil y seguro entre plataformas y la futura solución pública de facturación.
Legalidad
También se aclara en qué consiste la factura electrónica a efectos legales: deberá enviarse una copia exacta a la plataforma pública de facturación electrónica, que será gestionada por la Agencia Tributaria. Esta copia tendrá que conservar el contenido íntegro, el formato y la estructura original.
Control de pagos
El reglamento especifica que deberá comunicarse la información sobre pagos y rechazos de forma clara y estructurada, para que haya un mayor control y trazabilidad en cada operación.
Implantación
La entrada en vigor no dependerá de la publicación del reglamento, sino de una orden ministerial posterior que concretará el funcionamiento de la solución pública. Esto se hace para evitar nuevas incertidumbres y dar más tiempo a las empresas para adaptarse.
¿Factura electrónica y Verifactu son lo mismo?
Verifactu y la factura electrónica no son lo mismo. Son dos sistemas diferentes que nacen de distintas leyes y tienen propósitos diferentes. La confusión entre ambos sistemas es común y comprensible por varias razones:
Ambas normativas entrarán en vigor en fechas próximas.
Las dos implican cambios en la forma de facturar y gestionar documentos.
Ambas requieren el uso de software específico y adaptado.
Las dos son parte de la transformación digital de los procesos fiscales.
En ocasiones se complementan, ya que una factura electrónica puede necesitar cumplir también con los requisitos de Verifactu.
Aunque son sistemas complementarios que coexistirán, tienen diferentes propósitos y requisitos. Las empresas deberán cumplir con ambas normativas en los plazos establecidos para cada una.
Ventajas de la factura electrónica obligatoria
Conocer
qué es la factura electrónica obligatoria
es clave para comprender sus beneficios. A primera vista, el hecho de tener que tramitar todas las facturas digitalmente de manera obligatoria puede parecer un nuevo trámite que realizar. Sin embargo, la introducción de la factura electrónica obligatoria conlleva ventajas para empresas y consumidores:
Las nuevas obligaciones de la factura electrónica supondrán mayor velocidad
a la hora de emitir y recibir facturas con clientes o proveedores. Ni cartas ni adjuntos que creen problemas de compatibilidad. El envío y la recepción son inmediatos, por lo que
el ahorro de tiempo y de recursos es considerable
.
La
implementación de facturación electrónica
también supone una notable mejora en los plazos de cobro. Al tener un sistema automatizado y trazable, los procesos de validación y aprobación de facturas son mucho más rápidos, lo que acelera significativamente el ciclo de cobro.
Con la
factura electrónica obligatoria en España
, las empresas podrán:
Reducir los tiempos de validación y aprobación de facturas
Mejorar el seguimiento de pagos pendientes
Tener mayor control sobre los vencimientos
Gestionar de manera más eficiente su tesorería
Esta agilización del proceso de cobro es especialmente beneficiosa para pymes y autónomos, que a menudo se enfrentan a problemas de liquidez debido a retrasos en los pagos. La facturación electrónica les proporciona herramientas para mejorar su flujo de caja y reducir la morosidad.
Gestionar la facturación en papel y además
disponer de espacio suficiente para almacenarlas, supone un gasto importante
. Ahora la factura electrónica obligatoria en España ya nada de esto será un problema y podrán emplearse esos recursos en otras tareas estratégicas más importantes.
El papel, el envío y la tinta de impresión tiene una repercusión directa sobre la sostenibilidad. Como resultado,
la huella de carbono empresarial se disminuye
con este sistema.
Invertir en un programa de facturación electrónica resultará beneficioso para las empresas españolas, aunque pueda parecer una obligación.
Asegura la
trazabilidad
de la factura y
minimiza los errores
humanos de facturación ya que es posible importar datos automáticamente en un software de facturación.
Con este nuevo formato de facturación, la información relativa al emisor y al receptor se puede rastrear con mayor facilidad gracias al certificado digital. Esta tecnología funciona como una especie de identidad en línea, que queda asociada a determinados documentos. Con ella podemos realizar una firma digital informática, de plena validez legal.
Además, es imposible manipular una factura electrónica digital de este tipo. De esta manera, las transacciones económicas son más seguras y las partes están
protegidas en caso de conflicto
.
Contar con un programa de facturación puede convertirse en el primer paso hacia el futuro para muchas pymes las tareas diarias del negocio.
La
implementación de facturación electrónica
representa un punto de inflexión en la modernización empresarial española. La obligación de la factura electrónica no solo simplifica los procesos administrativos, sino que actúa como catalizador para que las empresas den el salto definitivo hacia la digitalización.
Cuando comienzan a usar un programa de facturación electrónica, las empresas evolucionan procesos que naturalmente las lleva a descubrir y aprovechar otras herramientas digitales que pueden mejorar su competitividad y eficiencia operativa. Esta transformación digital obligatoria abre la puerta a la
automatización
de procesos, la
analítica de datos
y la
integración con otras soluciones tecnológicas
que pueden revolucionar la gestión empresarial.
La digitalización de las empresas, en este sentido, permitirá automatizar multitud de procesos. Generalmente, con la emisión de factura electrónica,
se evitan errores humanos
gracias a la automatización.
Esta automatización que ofrece el software de facturación electrónica permite integrar la facturación con otros procesos de la empresa, facilitando el seguimiento y control de las operaciones comerciales. Se reduce así el riesgo de fallo, y también los posibles retrasos en los cobros y pagos. Así que si te preguntas ¿para qué sirve la factura electrónica? Esta es una de sus grandes ventajas
Sanciones por no cumplir con la factura electrónica
Ya hemos visto qué es la factura electrónica obligatoria, ahora analicemos qué ocurre cuando no se cumpla con ella. La nueva ley de factura electrónica fija las sanciones que pueden aplicarse a las empresas por no cumplir con la normativa relativa a la obligatoriedad de emitir facturas digitales. La Ley Crea y Crece introduce multas desde hasta 10.000 euros, pero debes tener en cuenta que siguen vigentes otras normativas relativas a facturación que establecen diversas sanciones:
Si no se presenta la factura electrónica obligatoria
En este caso, la legislación establece una multa máxima de 3.000 euros. No obstante, esta puede ser superior, pues cada factura que no tenga el soporte digital podrá sancionarse de nuevo. Es decir, si no se hacen las cosas como la normativa estipula, las cifras pueden alcanzar cantidades elevadas, sobre todo en negocios con un gran número de facturas sin adaptar.
No cumplir con el periodo mínimo de almacenamiento
Aunque los documentos se digitalicen, no se exime a los empresarios y a las sociedades del almacenamiento obligatorio de las facturas. Hay que recordar que, como mínimo, deben conservarse los archivos durante un periodo de cuatro años. Durante ese tiempo, en cualquier momento pueden ser requeridas por las autoridades de inspección tributaria.
Alternativas
Si no se dispone de ellas, se puede recibir una multa que alcanza un máximo de 6.000 euros. De todos modos, si tiene un proveedor de software de confianza, ese aspecto ya se habrá tenido en cuenta, por lo que no es necesario hacer ningún trámite adicional. Todos los documentos se almacenan de forma segura, tal y como te hemos explicado.
No cumplir las exigencias fiscales y contables
Saber cómo hacer una factura electrónica es fundamental, puesto que las obligaciones contables y fiscales son idénticas a las que tiene cualquier otra factura. Y la multa por saltarse esta regulación también lo es.
Así, en caso de que una empresa incumpla la normativa fiscal o contable con sus facturas electrónicas, el importe de la sanción puede alcanzar un máximo de 24.000 euros.
Fallos de privacidad y seguridad
Las facturas contienen información confidencial tanto del emisor como de su cliente. Por consiguiente, es obligación de la empresa asegurarse de que se conservan de forma segura y que no se filtran estos datos a terceros.
Si se vulnera esta privacidad, la sanción puede ser de hasta 60.000 euros a la empresa. Se trata de la multa más elevada, pero se tiene en cuenta la gravedad de la situación a la hora de imponer la cuantía definitiva.
¿Cómo hacer una factura electrónica?
Vamos a mostrarte el proceso para realizar cualquier
factura electrónica en 2025 y cómo cambiará cuando llegue el nuevo reglamento de factura electrónica y sea obligatoria para todas las empresas en sus relaciones comerciales con otras empresas o profesionales.
Cómo es la factura electrónica antes de la Ley Crea y Crece:
Recopilar los datos del cliente: Nombre o razón social, NIF, etc
Incluir la información de la operación: conceptos, costes, IRPF, etc
Generar el documento: usar programa de facturación (desde 2026 adaptado a Verifactu) o en papel
Enviar la factura al cliente: por correo electrónico o a través de una plataforma común
Cómo se realiza una factura electrónica con la Ley Crea y Crece:
Utilizar software homologado
Generar la factura en formato estructurado:
XML, UBL, etc.
Incluir elementos obligatorios: f
irma electrónica cualificada, d
atos de trazabilidad y control e información sobre plazos de pago
Asegurar la transmisión: a
través de plataformas certificadas o mediante la solución pública de facturación electrónica
¿Cómo me adapto a la factura electrónica obligatoria?
Ahora ya sabes
qué es la
factura electrónica obligatoria
. Con la nueva legislación es preciso actualizar la facturación de las empresas, ya que la normativa comenzará a afectar a todos los profesionales a partir de 2026, previsiblemente.
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factura electrónica en 2026
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factura electrónica de Hacienda
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Preguntas frecuentes sobre la Factura Electrónica Obligatoria
A continuación, vamos a hacer un repaso por algunas de las preguntas más frecuentes relacionadas con esta materia.
Como indica el
Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital
, se trata, simplemente, de una factura idéntica a la que podemos generar habitualmente en papel. La diferencia está en que
se emite por medios informáticos
. También cuenta con una firma electrónica y se autentifica utilizando herramientas electrónicas, especialmente
softwares
específicos.
Además, este tipo de recibos están también
sujetos a normativa legal.
Concretamente, se rigen por el
Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre
. Al igual que el resto de las facturas, deben cumplir con una serie de garantías de legibilidad, autenticidad e integridad.
El concepto de factura electrónica se materializa a través de un proceso sencillo y sistemático. Te explicamos brevemente cómo se hace una factura electrónica ahora mismo:
Debes contar con un software de facturación homologado que cumpla con los requisitos de la Agencia Tributaria.
Una vez instalado, el proceso se inicia introduciendo los datos fiscales tanto del emisor como del receptor, incluyendo NIF/CIF y dirección fiscal.
A continuación, se detallan los conceptos, importes e impuestos correspondientes. Cómo se realiza una factura electrónica después es muy simple: el software genera automáticamente el documento en formato estructurado.
Se firma digitalmente con el certificado correspondiente y se envía al destinatario a través de la plataforma elegida, quedando registrada y almacenada para garantizar su trazabilidad y cumplimiento normativo.
La nueva ley de factura electrónica se enmarca dentro del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, en el contexto de los fondos europeos Next Generation.
En este plan, en el que entra el
Kit Digital
, se recogen iniciativas y medidas para dar impulso a las pymes españolas en cinco áreas estratégicas: emprendimiento, crecimiento, digitalización e innovación, apoyo al comercio e internacionalización.
Si quieres saber cómo generar una factura electrónica, debes seguir estos pasos:
Para emitir una factura electrónica, sigue estos pasos:
Obtener un software homologado
Utiliza un programa de facturación autorizado por la Agencia Tributaria
Asegúrate de que cumple con los requisitos de la nueva normativa
Preparar los datos del emisor
Nombre o razón social
NIF/CIF
Dirección fiscal
Datos de contacto
Introducir los datos del receptor
Nombre o razón social del cliente
NIF/CIF
Dirección fiscal completa
Datos de contacto
Incluir los detalles de la factura
Número de factura
Fecha de emisión
Descripción detallada de productos o servicios
Importes unitarios
Base imponible
IVA aplicable
Retenciones de IRPF (si corresponde)
Importe total
Firmar digitalmente
Utilizar un certificado digital válido
Asegurar la autenticidad e integridad del documento
Generar la factura en formato estructurado
Crear el documento en formato UBL u otro formato admitido
Verificar que cumple con los estándares requeridos
Enviar la factura
Transmitir a través de la plataforma elegida
Asegurar la recepción por parte del destinatario
Conservar el registro de envío
Almacenar la factura
Guardar una copia durante al menos 4 años
Mantener un sistema de archivo seguro y accesible
Asegurar la trazabilidad del documento
No obstante, la manera más sencilla de crear una factura digital es contar con
software
adaptado a la Factura Electrónica. Por ejemplo, Cegid Contasimple es uno de los más intuitivos y cuenta con la autorización de
factura electrónica de Hacienda.
Tan solo es necesario exportar cualquier factura emitida y rellenar todos los campos que se solicitan. Tal y como se muestra en este
tutorial
.
Es habitual preguntarse
cuál es la diferencia entre factura digital y factura electrónica.
Lo cierto es que una factura digital se refiere a lo que la Administración denomina facturas en formato no estructurado.
En este sentido, quedarían englobadas las
facturas en PDF
o aquellas que han sido escaneadas y convertidas en imagen. Es decir,
la factura digital se ha generado en papel,
pero después se ha digitalizado por diversos medios. Esto incluye también otros formatos no estructurados como documentos de
Word o Excel
que se han guardado en formato digital. En la práctica, estas facturas son simplemente una representación visual del documento original, sin capacidad de procesamiento automático. Aunque pueden almacenarse y enviarse electrónicamente, carecen de la estructura de datos y elementos de seguridad que caracterizan a una verdadera factura electrónica, lo que limita significativamente su utilidad en procesos automatizados de gestión contable y fiscal.
En cambio, una
factura electrónica
hace referencia a lo que las Administraciones denominan facturas de formato estructurado. En estos casos, la factura se genera mediante medios informáticos, y se emite en formatos tipo de
e-
factura, como XML o EDI.
La diferencia más importante entre ambas es que el ordenador es capaz de comprender la e-factura, pero no ocurre lo mismo con la factura digital. En este sentido, es
imposible procesarlas mediante
software
o herramientas similares. A pesar de ello,
el reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
puede lograr un procesado eficiente en ocasiones, en función de la calidad del documento.
Como suele ocurrir en estos casos, las compañías que estén obligadas a emitir e-facturas pueden enfrentarse a multas de diverso tipo si no lo hacen. Además, estas penalizaciones
pueden llegar a alcanzar los 10
.
000 €
, dependiendo de las circunstancias. La Agencia Tributaria será uno de los organismos encargados de
hacer cumplir la ley.
Ya hemos visto
qué es la factura electrónica
, ahora veremos que hasta ahora existen dos tipos de factura electrónica.
Factura digital con formato estructurado
. Son las más recomendables. Todos sus campos son reconocibles tanto por el programa del emisor como del receptor, por lo que no es preciso realizar ningún trabajo posterior para que se incorpore a la contabilidad de cada empresa.
Factura digital sin formato estructurado.
Aquí se engloban las facturas tradicionales, como las que incluyen una imagen o un fichero PDF. Son válidas, pero es necesario emplear un sistema OCR para su procesado, así que no son tan aconsejables y pueden dar lugar a errores.
Algo crucial para comprender
qué es la factura electrónica
es saber que se debe
firmar una factura electrónica
. Para ello, es imprescindible contar con un certificado digital en vigor. Si todavía no lo tienes, puedes solicitarlo de un modo muy sencillo en la página web de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre).
Después deberás emplear un programa de facturación en el que almacenar ese certificado. A partir de ese momento, todos los documentos que se descarguen o que se transmitan ya estarán firmados.
En
2025
todas las empresas y autónomos, independientemente de su tipo, van a tener que implantar el sistema de e-factura. Por eso, para
digitalizar correctamente la compañía
es necesario seguir una serie de pasos. Os los detallamos a continuación.
Escoged el
software
más adecuado
El primer paso es escoger la
herramienta informática
que se ajuste en mayor medida a las necesidades de vuestro negocio. En general, recomendamos utilizar un
software
de tipo contable adaptado a Facturae y que permita automatizar procesos.
De esta manera,
ahorraréis tiempo de gestión
y podréis interconectar los diferentes departamentos de la compañía. Para que el programa sea adecuado os aconsejamos, además, que cumpla con algunos requisitos:
Interfaz intuitiva.
Fácil de utilizar para el usuario.
Específico e interconectable con otros
softwares
.
Flexible y escalable.
Lleva a cabo una formación adecuada
Será imposible que saquéis el máximo rendimiento al programa si los empleados no se forman adecuadamente. Para ello podéis llevar a cabo
procesos de enseñanza y aprendizaje
sobre el
software
.
En ocasiones, cuando aplicamos este tipo de programas a nuestras empresas, no somos capaces de sacarles todo el partido. Por eso es importante que se promocione el conocimiento del mismo entre los empleados.
Establece una transición digital progresiva
Es imposible
digitalizar una empresa de golpe.
Teniendo en cuenta que hasta dentro de uno o dos años no será necesario emitir facturas electrónicas, os recomendamos que hagáis una transición progresiva.
El objetivo es llegar a la fecha máxima de adaptación con el sistema totalmente incorporado a nuestros procesos. Por eso, conviene llevar a cabo un
calendario de pasos escalables
hasta alcanzar la digitalización completa.
Escoger el proveedor adecuado para realizar las facturas digitales es esencial para tener la mejor experiencia. Disponer de herramientas ágiles e intuitivas es imprescindible para las empresas es fundamental, así podrán adaptarse con facilidad a este nuevo sistema. Tan solo los programas de facturación autorizados por Hacienda tienen la capacidad de emitir este tipo de facturas.
El programa elegido tiene un gran impacto en el trabajo diario de la empresa. Además de
cumplir con los requisitos de la Agencia Tributaria
, la facilidad de uso puede marcar la diferencia en el día a día del negocio. Esto es especialmente relevante en caso de que tengan que hacerse numerosas facturas cada día, dado que el ahorro de tiempo puede ser significativo.
También hay que tener en cuenta otros aspectos adicionales como la
seguridad
o la portabilidad de las aplicaciones. Lo más cómodo para el usuario es disponer de programas en la
nube
. Es decir, la instalación no se encuentra en el propio dispositivo, sino en un servidor remoto y permite acceder desde cualquier lugar.
De ese modo, es posible facturar incluso lejos de la oficina, y no es preciso tener a mano un ordenador. Asimismo, esto garantiza que los datos se almacenan de una manera segura, ya que ningún fallo en los discos duros te dejará sin información y tampoco tendrás que preocuparte por ciberataques.
Conocer la legislación es uno de los aspectos más importantes para comprender
qué es la factura electrónica
.
La normativa que regula la Factura electrónica es Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. La que afecta directamente a todas las empresas al obligarlas a facturar con sistemas electrónicos es la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, más conocida como Ley Crea y Crece.
Hemos visto
qué es la factura electrónica
, pero ¿todos los profesionales deben hacerlas? La
factura electrónica para autónomos
sí será obligatoria. Sin embargo, es importante tener en cuenta que entrará en vigor para ellos más tarde que para las grandes empresas que facturen más de 8 millones de euros anuales. El desarrollo de la
facturación electrónica en España
seguirá un calendario gradual, donde los autónomos y las empresas que facturen menos de 8 millones de euros tendrán un plazo de dos años desde la aprobación del reglamento para adaptarse. Durante este período de transición, podrán seguir emitiendo facturas en el formato tradicional, pero es recomendable comenzar la adaptación con antelación para evitar problemas de última hora y asegurar el cumplimiento de todos los requisitos técnicos y legales establecidos.
Desde el año 2015 ya es obligatorio que todas las facturas que se realicen a cualquier administración pública sean electrónicas. Por lo tanto, todas las pymes o autónomos que sean proveedores de una administración pública tienen que utilizar ya un sistema de factura electrónica.
Cómo crear factura electrónica para Ayuntamientos
Para facturar a los ayuntamientos de forma electrónica, debes seguir estos pasos:
Requisitos previos
Disponer de un certificado digital válido
Contar con un software de facturación homologado
Tener los códigos DIR3 del ayuntamiento (oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora)
Cómo se emite una factura electrónica
Accede a tu software de facturación homologado
Introduce los datos obligatorios:
Información del emisor (NIF, razón social, dirección)
Datos del ayuntamiento receptor
Códigos DIR3 correspondientes
Descripción detallada de los servicios o productos
Importes, impuestos y total
Genera la factura en formato Facturae
Firma digitalmente el documento con tu certificado
Envío de la factura
Remite la factura a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe)
Guarda el justificante de presentación
Realiza seguimiento del estado de la factura en la plataforma
Consideraciones importantes
Las facturas deben cumplir con la Ley 25/2013
Es obligatorio desde 2015 para todas las facturas dirigidas a administraciones públicas
El formato debe ser Facturae 3.2 o superior
La factura debe estar firmada electrónicamente para garantizar su autenticidad
El concepto de factura electrónica, que se refiere a un documento digital que sustituye legalmente a la factura en papel tradicional, tiene un alcance limitado en cuanto a las operaciones internacionales. Puesto que la legislación solo afecta a empresas que lleven a cabo su actividad en España, las facturas a clientes extranjeros podrán seguir el mismo sistema que se usa actualmente.
Cuando nos preguntamos cuál es la factura electrónica que se debe utilizar en operaciones internacionales, es importante destacar que cada país tiene su propia regulación. La facturación electrónica empezó a implementarse en Europa a principios de los años 2000, con países como Dinamarca y Suecia como pioneros. En España, aunque las primeras regulaciones surgieron en 2003, no fue hasta 2015 cuando se hizo obligatoria para las administraciones públicas, y ahora se extiende gradualmente al sector privado.
Para las empresas españolas que realizan operaciones internacionales, es fundamental tener en cuenta:
En caso de operaciones intracomunitarias, se recomienda consultar la normativa específica del país destinatario
Los sistemas de facturación electrónica deben ser capaces de gestionar tanto facturas nacionales como internacionales según los requisitos de cada territorio
El cambio que supone la factura digital de Hacienda es muy grande, ya que se trata de una situación que hasta ahora ningún profesional había tenido que vivir de manera obligatoria, a no ser que tuviese que facturar a una administración pública. No obstante, a partir de 2025 no quedará otro sistema en vigor tras la aprobación del reglamento de la
ley de factura electrónica
, y eso puede conllevar un periodo de adaptación.
Por tanto, para evitar posibles sanciones de la Agencia Tributaria, lo mejor es anticiparse a la entrada en vigor de esta medida. Además, gracias a los programas de facturación, las empresas llevarán un mayor control sobre todas sus facturas, algo que también facilitará la tramitación de sus autoliquidaciones trimestrales.
Adaptarse de forma anticipada a la factura electrónica digital no solo evita prisas de última hora, sino que permite a las empresas obtener ventajas competitivas significativas. La transformación gradual facilita una implementación sin contratiempos, permitiendo a los equipos familiarizarse con los nuevos procesos y sistemas antes de que sean obligatorios. Además, con la facturación electrónica en España siendo ya una realidad para muchas organizaciones, una adaptación temprana permite establecer relaciones comerciales más eficientes con proveedores y clientes que ya utilizan estos sistem as. Las empresas que se adelantan pueden aprovechar mejor las ayudas disponibles, como el Kit Digital, y tienen más tiempo para optimizar sus procesos internos, resultando en una transición más suave y rentable hacia la digitalización completa de su facturación.
Según las últimas novedades publicadas en 2025, se abandona el formato Facturae en la solución pública de facturación y adopta el
formato UBL (Universal Business Language)
. Este cambio se alinea con las previsiones de la Directiva ViDA, que busca modernizar el sistema de IVA en la Unión Europea. La adopción del formato UBL es un cambio significativo, pues facilita la interoperabilidad a nivel europeo, permitiendo un mejor posicionamiento de las empresas españolas en sus relaciones intracomunitarias. En Cegid, nuestras soluciones están ya preparadas para utilizar este formato.
Como explicamos en el apartado sobre
qué es la factura electrónica, para trabajar con este sistema es necesario contar con un software que cumpla una serie de requisitos
. Por otro lado, la ley Antifraude es la que elimina la posibilidad de utilizar Excel para emitir facturas.
Esto se debe, principalmente, a que se trata de un programa completamente manual y que no ofrece ninguna garantía de trazabilidad, algo que contradice la Ley 11/2021, más conocida como Ley Antifraude. En consecuencia, la
obligatoriedad en la factura electrónica
fuerza a optar por sistemas de facturación homologados.
Sí. No todos los documentos tendrán que adaptarse a la
ley de factura electrónica
, puesto que solo afecta a lo que se conoce como B2B. Es decir, las transacciones entre empresas.
Por tanto, siempre que se facture a particulares mediante facturas simplificadas, no será necesario modificar los sistemas actuales. Lo mismo sucede si se emiten una
factura electrónica en 2024
a empresas que no tengan su sede social o que realicen su actividad en España, algo que puede afectar a quienes hagan transacciones con otros operadores intracomunitarios, por ejemplo.
La obligatoriedad en la factura electrónica llegará un año después de que se publique el reglamento de la nueva ley de factura electrónica, lo cual
junio de 2025
todavía no ha ocurrido.
Por tanto, factura electrónica 2025 todavía no será obligatoria. Lo previsible es que lo sea durante el
primer
cuatrimestre de 2026
.
La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) es responsable de desarrollar y gestionar esta solución, que servirá tanto como infraestructura para la emisión y recepción de facturas, como
repositorio obligatorio de todas las facturas electrónicas
. Esta plataforma pública y gratuita estará disponible a través de la sede electrónica de la AEAT, Para cumplir con la nueva ley de facturación electrónica, la plataforma incorporará funcionalidades para monitorizar los periodos medios de pago y garantizar el cumplimiento de la normativa sobre morosidad comercial, asegurando la trazabilidad completa de todas las operaciones.
Esta solución está especialmente diseñada para autónomos y pequeñas empresas que necesitan un sistema de facturación electrónica de manera puntual o que emiten un número reducido de facturas al año. Sin embargo, es importante considerar que
optar únicamente por la solución pública puede limitar las capacidades de gestión empresarial,
ya que las soluciones privadas ofrecen ventajas adicionales como:
Integración con la contabilidad y otros procesos empresariales
Automatización avanzada de tareas administrativas
Herramientas de análisis y control financiero
Gestión completa del ciclo de facturación
Funcionalidades personalizadas según el sector
Para empresas con mayor volumen de facturación o que buscan optimizar sus procesos más allá de la simple obligación de factura electrónica, las soluciones privadas ofrecen un ecosistema más completo que permite no solo cumplir con la normativa, sino también mejorar la eficiencia operativa y el control empresarial.
Como suele ocurrir en estos casos, las compañías que estén obligadas a emitir e-facturas pueden enfrentarse a multas de diverso tipo si no lo hacen. Además, estas penalizaciones pueden llegar a alcanzar los
10.000 €,
dependiendo de las circunstancias. La Agencia Tributaria será uno de los organismos encargados de hacer cumplir la ley.
El incumplimiento del Reglamento de facturación electrónica puede tener graves consecuencias para las empresas. Según la normativa actual, las empresas que no se adapten a la obligación de factura electrónica se enfrentarán a diferentes tipos de sanciones:
Incumplimiento en la implementación del sistema
Multas de hasta 10.000 euros por cada infracción
Sanciones adicionales por reincidencia
Incumplimiento en la remisión de facturas
Sanciones del 1% del importe total de las operaciones que deberían haberse facturado electrónicamente
En casos de incumplimiento sustancial (más del 20% de las operaciones), la sanción puede elevarse al 2%
Multas trimestrales acumulativas de entre 300 y 6.000 euros
Incumplimiento en aspectos técnicos
Penalizaciones por no usar software homologado que cumpla con el Reglamento de facturación electrónica
Sanciones por no mantener la trazabilidad requerida de las facturas
Multas por no garantizar la integridad y autenticidad de los documentos
La factura electrónica de Hacienda será un documento digital que deberá cumplir con unos requisitos técnicos específicos para garantizar su validez legal. Las características de la factura electrónica incluyen:
Formato estructurado XML que permite el procesamiento automático
Firma electrónica avanzada para garantizar la autenticidad e integridad
Código QR obligatorio para su verificación
Campos obligatorios como datos fiscales, descripción, importes e impuestos
Cómo es una factura electrónica en la práctica:
Se genera desde un software homologado por la AEAT
Incluye la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT»
Permite el seguimiento en tiempo real de su estado
Se almacena de forma segura garantizando su conservación
Cómo funciona el nuevo sistema de facturación electrónica:
El emisor genera la factura desde su software certificado
Se envía una copia a la plataforma pública de facturación
El sistema realiza validaciones automáticas
El receptor puede descargar y procesar la factura automáticamente
Se registran los estados de la factura (emisión, recepción, pago)
Todo el proceso es trazable y verificable por la AEAT
Estado del trámite y definición de factura electrónica
La factura electrónica es un documento digital que sustituye legalmente a la factura en papel tradicional, garantizando su autenticidad e integridad mediante sistemas informáticos homologados. El Consejo de ministros ya ha aprobado el Real Decreto que regula la factura electrónica obligatoria B2B en España.
Cuando entra en vigor la factura electrónica
La implementación seguirá un calendario gradual:
Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: Un año después de la aprobación del reglamento (previsiblemente en 2026)
Resto de empresas y autónomos: Dos años después de la aprobación del reglamento (previsiblemente en 2027)
Beneficios de la facturación electrónica
La nueva normativa aportará importantes ventajas para las empresas:
Automatización de procesos y reducción de errores
Mayor control y trazabilidad de las facturas
Ahorro significativo en costes de gestión y almacenamiento
Mejora en los plazos de cobro y reducción de la morosidad
Impulso a la transformación digital empresarial
Principales novedades
Se adopta el estándar UBL como formato obligatorio para el intercambio
Las plataformas de facturación deberán remitir copias fieles a la Agencia Tributaria
Se incorpora una definición más precisa de «copia fiel» y las obligaciones de información
La entrada en vigor se computará desde la aprobación de la orden ministerial que desarrolle la solución pública de facturación electrónica
¡Contáctanos, estaremos encantados de ayudarte!
La factura electrónica está transformando cómo las empresas gestionan sus finanzas y cumplen con las regulaciones de la Agencia Tributaria.
Si buscas un software de calidad y totalmente adaptado a los estándares exigidos, estamos aquí para mostrarte cómo simplificar el cumplimiento de tus obligaciones fiscales más fácilmente de lo que imaginas. |
| Markdown | [](https://www.cegid.com/ib/es/)
- Factura Electrónica
Factura Electrónica
- Factura Electrónica
- Verifactu
Factura Electrónica
- [Factura Electrónica Obligatoria Analizamos cómo crear y firmar una factura electrónica, y las sanciones que pueden sufrir las empresas por incuplir la legislación sobre la factura digital.](https://www.cegid.com/ib/es/factura-electronica-obligatoria/)
- [Ley Crea y Crece Descubre las nuevas medidas aprobadas para facilitar la creación de empresas, impulsar su crecimiento y luchar contra la morosidad.](https://www.cegid.com/ib/es/ley-crea-crece/)
- [Ley Antifraude Conoce la revolucionaria normativa aprobada para la prevención y lucha contra el fraude fiscal, así como las implicaciones que supondrá para autónomos y empresas.](https://www.cegid.com/ib/es/ley-antifraude/)
Verifactu
- [Sistema VeriFactu Todo lo que debes saber sobre el nuevo sistema de emisión de facturas verificables, obligatorio en 2027 para autónomos y empresas.](https://www.cegid.com/ib/es/sistema-verifactu/)
- [Soluciones Cegid para Verifactu Todas las soluciones de Cegid ya están listas para Verifactu. Conoce cuál es la que se adapta perfectamente a las necesidades de tu negocio.](https://www.cegid.com/ib/es/adaptacion-verifactu-en-cegid/)
- [Guía de Sistema Verifactu El único portal 100% informativo y dedicado a las nuevas normativas de facturación para que puedas estar al tanto de todas las novedades.](https://sistemaverifactu.com/)
[Descubre nuestros Recursos](https://www.cegid.com/ib/es/recursos-relacionados-2025/)
- Soluciones
Soluciones
- Gestión para autónomos y pequeñas empresas
[Facturación y gestión comercial de tu negocio, de manera ágil y sencilla.](https://www.cegid.com/ib/es/soluciones/programa-gestion-pymes-autonomos/)
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[Gestión integral de los procesos de negocio para ayudarte a conseguir la eficiencia operativa, asegurando el cumplimiento fiscal y normativo.](https://www.cegid.com/ib/es/soluciones/que-es-un-erp/)
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Retail Pymes Medianas y Grandes Empresas
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Productos
- Facturación y gestión comercial
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- [Cegid Revo Retail El software de punto de venta para la gestión de tu comercio (iOS)](https://revo.works/revoretail/)
- [Cegid Hotel3 El software de punto de venta para la gestión hotelera](https://www.cegid.com/ib/es/productos/software-pms-gestion-hoteles/)
- [Cegid Resta3 Cegid Resta3: Software de punto de venta para la gestión de tu restaurante](https://www.cegid.com/ib/es/productos/software-tpv-hosteleria/)
- [Cegid Terven3 El software de punto de venta para la gestión de tu comercio](https://www.cegid.com/ib/es/productos/software-tpv-terminal-punto-venta/)
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# **Prepárate para la Factura Electrónica Obligatoria**
¿**Qué es la factura electrónica obligatoria** y a quién afecta? Las empresas en España tendrán que emitir factura electrónica obligatoria en sus relaciones con otras empresas. La fecha de entrada en vigor todavía está por definir, se implantará de forma progresiva, según la facturación.
En esta guía veremos todo sobre la factura electrónica, desde **cómo crear una factura electrónica**, cómo **firmar una factura electrónica** a las sanciones que pueden sufrir las empresas incumplir la legislación sobre la **factura digital**.
**Novedad marzo 2026 : ya se ha aprobado el RD que pone en marcha la factura electrónica obligatoria**
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## ¿Qué es la factura electrónica obligatoria?
### Qué es
La factura electrónica es similar a las facturas en papel. Solo es diferente la forma de emisión, ya que las digitales se crean y envían a través de un sistema que garantiza una serie de requisitos como la legibilidad, autenticidad e integridad del contenido.
### Admin. Públicas
Muchas empresas ya usan factura electrónica desde el año 2015, ya que es obligatoria la factura electrónica para Ayuntamientos y otras administraciones públicas en su relación con sus proveedores, sin importar el tamaño de la empresa.
### Ley Crea y Crece
Se introduce la obligatoriedad a las empresas en sus relaciones comerciales con otros profesionales. Primero, para las sociedades y profesionales que facturen más de 8M €. Y después será obligatoria para el resto de pymes y autónomos.
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### Soluciones Cegid adaptadas a Verifactu
Para ayudarte en la comprobación de las soluciones que están adaptadas a los nuevos requerimientos de los sistemas de emisión de facturas verificables o sistemas Veri\*Factu, en todos nuestros productos tendrás disponible este sello.
A través de ello garantizamos que nuestro software cumple con las especificaciones del citado Reglamento y podrá ser utilizado para remitir facturas verificables a la Agencia Estatal de Administración Tributaria de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente.
## ¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?
### Ya es obligatoria para:
La Ley 25/2013 ya establece la obligación de las empresas de hacer la **factura electrónica para Ayuntamientos y administraciones públicas**. Este fue el momento cuando empezó la facturación electrónica a ser obligatoria en algunos casos. Muchas empresas y autónomos tienen que emitir facturas públicas si trabajan con su ayuntamiento. Por ejemplo, un diseñador que haga un programa de fiestas o una academia que imparta un taller en un centro cívico.
### Será obligatoria para:
La nueva ley que regula la **obligatoriedad en la factura electrónica** es la Ley Crea y Crece, publicada en el BOE de 29/09/2022, con entrada en vigor 19/10/2022.
Se establece un periodo de un año desde que se apruebe la OM del desarrollo reglamentario para que **todas las empresas con facturación superior a los ocho millones de euros** comiencen a aplicar la facturación digital. El resto tendrá un año más.
**Importante:** Para saber **cuando entra en vigor la factura electrónica** hay que esperar a la aprobación de la **orden ministerial que apruebe el reglamento.** Mientras tanto, es momento de prepararse y aprender cómo crear una factura electrónica.
[](https://www.cegid.com/ib/es/factura-electronica-obligatoria/)
## Crea y Crece: la ley que introduce la factura electrónica obligatoria
### ¿Qué es la Ley Crea y Crece?
La **Ley 18/2022, de 28 de septiembre**, de creación y crecimiento de empresas, también conocida como Ley Crea y Crece, es una normativa cuyo objetivo, entre otros, está el agilizar los trámites para la creación de empresas. Además, resulta fundamental para comprender **qué es la factura electrónica obligatoria**.
Aunque las medidas para ayudar al crecimiento de las empresas que introduce la nueva ley de factura electrónica van más allá de lo relacionado con la facturación. Las relacionadas con la **obligación de facturación electrónica** son las que más impacto tendrán en las empresas españolas.
Por ejemplo, deberán contar con **nuevas herramientas de facturación electrónica** para poder emitir y recibir todas las facturas que tengan con otros profesionales. Es decir, las que reciban de sus proveedores o las que emitan a sus clientes.
[](https://www.cegid.com/ib/es/factura-electronica-obligatoria/)
### Principales medidas:
Entre sus medidas abarca una diversidad de temas, todos ellos relacionados con la **creación y gestión de empresas**. Principalmente, comprende medidas para minimizar los obstáculos burocráticos que hasta ahora se encontraban los emprendedores a la hora de crear empresas y gestionarlas.
Uno de sus **objetivos** es la reducción de la morosidad y así reducir los problemas de liquidez de las empresas.
En este marco, se introduce **la implantación de la factura electrónica obligatoria**, que facilita la trazabilidad y la gestión de los cobros gracias a la emisión de factura electrónica.
[](https://www.cegid.com/ib/es/factura-electronica-obligatoria/)
### ¿Ya está aprobado el reglamento de facturación electrónica?
El **reglamento de facturación electrónica** que en abril de 2025 se encuentra en fase de audiencia pública, regulará la nueva facturación electrónica en España:
- Cómo funciona el nuevo sistema de facturación electrónica
- Las características de la factura electrónica
- Cómo enviar una factura electrónica
El **borrador del reglamento de factura electrónica** establece que los destinatarios de las facturas electrónicas están obligados a informar sobre el pago efectivo completo y su fecha, a través de la solución pública de facturación electrónica. Esto contribuye al seguimiento y control de la morosidad en las operaciones comerciales.
[](https://www.cegid.com/ib/es/factura-electronica-obligatoria/)
## Conoce más sobre la Factura Electrónica de la mano de nuestros expertos
Álvaro García, experto en Derecho Mercantil en Cegid, te da las claves sobre la Factura Electrónica y todo lo que debes saber para debes saber para adaptar tu empresa con éxito.
## **Los cambios de la factura electrónica obligatoria**
| Aspecto | Situación actual | Con la nueva normativa |
|---|---|---|
| Formato de la factura | Papel, PDF o digital sin formato estándar | Solo se permite factura electrónica con formato estructurado (XML, UBL, etc.) |
| Envío al cliente | Directamente por correo electrónico o en mano | A través de plataformas de intercambio electrónico o sistemas compatibles |
| Conservación de facturas | En papel o digital, sin requisitos específicos | Conservación digital durante al menos 4 años, accesible para inspección |
| ¿A quién obliga? | Solo con Admin. Públicas | A todas las empresas y autónomos en operaciones B2B, sin importar facturación |
## ¿A quién obliga la factura electrónica?
La obligatoriedad en la factura electrónica afectará a todos los profesionales de forma gradual. Por eso es importante conocer todo sobre la factura electrónica, ya que a todas las empresas les llegará el momento de adaptarse.
**Entre profesionales**
De modo general, las operaciones de compraventa entre empresas necesitarán utilizar este documento de manera obligatoria. Sin embargo, hay una excepción a esta norma que permiten seguir emitiendo los documentos como hasta ahora: si una de las dos partes no lleva a cabo su actividad en España y tampoco cuenta con un establecimiento en el país, no será obligatoria la Factura Electrónica.
**¿Y con los consumidores?**
Los clientes finales no se verán afectados por la obligatoriedad de la factura electrónica para autónomos y pymes. Por tanto, las empresas de venta minorista o aquellas que realicen servicios para particulares podrán seguir emitiendo sus facturas como hasta ahora. Y lo mismo sucede con la emisión de facturas simplificadas.
[](https://www.cegid.com/ib/es/factura-electronica-obligatoria/)
## Principales novedades sobre la factura electrónica en 2026
El nuevo reglamento introduce varios cambios clave que marcarán cómo se gestionará la **emisión de factura electrónica** a partir de 2026, tanto para pymes como para autónomos.
### Emisión
No se podrá emitir una factura en papel ni siquiera de forma voluntaria en operaciones entre empresas. En otras palabras: todas las facturas B2B deberán ser electrónicas, sin excepciones.
### Lenguaje estándar
Además, se establece como obligatorio el uso del formato UBL (Universal Business Language), un estándar estructurado que permitirá un intercambio más ágil y seguro entre plataformas y la futura solución pública de facturación.
### Legalidad
También se aclara en qué consiste la factura electrónica a efectos legales: deberá enviarse una copia exacta a la plataforma pública de facturación electrónica, que será gestionada por la Agencia Tributaria. Esta copia tendrá que conservar el contenido íntegro, el formato y la estructura original.
### Control de pagos
El reglamento especifica que deberá comunicarse la información sobre pagos y rechazos de forma clara y estructurada, para que haya un mayor control y trazabilidad en cada operación.
### Implantación
La entrada en vigor no dependerá de la publicación del reglamento, sino de una orden ministerial posterior que concretará el funcionamiento de la solución pública. Esto se hace para evitar nuevas incertidumbres y dar más tiempo a las empresas para adaptarse.
## ¿Factura electrónica y Verifactu son lo mismo?
Verifactu y la factura electrónica no son lo mismo. Son dos sistemas diferentes que nacen de distintas leyes y tienen propósitos diferentes. La confusión entre ambos sistemas es común y comprensible por varias razones:
- Ambas normativas entrarán en vigor en fechas próximas.
- Las dos implican cambios en la forma de facturar y gestionar documentos.
- Ambas requieren el uso de software específico y adaptado.
- Las dos son parte de la transformación digital de los procesos fiscales.
- En ocasiones se complementan, ya que una factura electrónica puede necesitar cumplir también con los requisitos de Verifactu.
- Aunque son sistemas complementarios que coexistirán, tienen diferentes propósitos y requisitos. Las empresas deberán cumplir con ambas normativas en los plazos establecidos para cada una.
[](https://www.cegid.com/ib/es/factura-electronica-obligatoria/)
| | Verifactu | Factura electrónica |
|---|---|---|
| **Marco legal** | Ley Antifraude (Ley 11/2021) | Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) |
| **Definición** | Sistema de verificación y control fiscal | Formato digital para emitir y recibir facturas |
| **Función principal** | Envío automático de registros de facturación a la Agencia Tributaria | Modernizar y optimizar las transacciones entre empresas |
| **Objetivo** | Prevenir el fraude fiscal | Reducir la morosidad y mejorar la eficiencia |
| **Fecha de obligatoriedad** | Obligatorio para desarrolladores desde julio 2025 | Progresivamente desde la aprobación de la OM |
## **Ventajas de la factura electrónica obligatoria**
Conocer **qué es la factura electrónica obligatoria** es clave para comprender sus beneficios. A primera vista, el hecho de tener que tramitar todas las facturas digitalmente de manera obligatoria puede parecer un nuevo trámite que realizar. Sin embargo, la introducción de la factura electrónica obligatoria conlleva ventajas para empresas y consumidores:
### Mayor velocidad en el cobro
**Las nuevas obligaciones de la factura electrónica supondrán mayor velocidad** a la hora de emitir y recibir facturas con clientes o proveedores. Ni cartas ni adjuntos que creen problemas de compatibilidad. El envío y la recepción son inmediatos, por lo que **el ahorro de tiempo y de recursos es considerable**.
La **implementación de facturación electrónica** también supone una notable mejora en los plazos de cobro. Al tener un sistema automatizado y trazable, los procesos de validación y aprobación de facturas son mucho más rápidos, lo que acelera significativamente el ciclo de cobro.
Con la **factura electrónica obligatoria en España**, las empresas podrán:
- Reducir los tiempos de validación y aprobación de facturas
- Mejorar el seguimiento de pagos pendientes
- Tener mayor control sobre los vencimientos
- Gestionar de manera más eficiente su tesorería
Esta agilización del proceso de cobro es especialmente beneficiosa para pymes y autónomos, que a menudo se enfrentan a problemas de liquidez debido a retrasos en los pagos. La facturación electrónica les proporciona herramientas para mejorar su flujo de caja y reducir la morosidad.
### Ahorro de costes y recursos
Gestionar la facturación en papel y además **disponer de espacio suficiente para almacenarlas, supone un gasto importante**. Ahora la factura electrónica obligatoria en España ya nada de esto será un problema y podrán emplearse esos recursos en otras tareas estratégicas más importantes.
El papel, el envío y la tinta de impresión tiene una repercusión directa sobre la sostenibilidad. Como resultado, **la huella de carbono empresarial se disminuye** con este sistema.
Invertir en un programa de facturación electrónica resultará beneficioso para las empresas españolas, aunque pueda parecer una obligación.
### Trazabilidad y errores
Asegura la **trazabilidad** de la factura y **minimiza los errores** humanos de facturación ya que es posible importar datos automáticamente en un software de facturación.
Con este nuevo formato de facturación, la información relativa al emisor y al receptor se puede rastrear con mayor facilidad gracias al certificado digital. Esta tecnología funciona como una especie de identidad en línea, que queda asociada a determinados documentos. Con ella podemos realizar una firma digital informática, de plena validez legal.
Además, es imposible manipular una factura electrónica digital de este tipo. De esta manera, las transacciones económicas son más seguras y las partes están **protegidas en caso de conflicto**.
### Impulso a la transformación digital
Contar con un programa de facturación puede convertirse en el primer paso hacia el futuro para muchas pymes las tareas diarias del negocio.
La **implementación de facturación electrónica** representa un punto de inflexión en la modernización empresarial española. La obligación de la factura electrónica no solo simplifica los procesos administrativos, sino que actúa como catalizador para que las empresas den el salto definitivo hacia la digitalización.
Cuando comienzan a usar un programa de facturación electrónica, las empresas evolucionan procesos que naturalmente las lleva a descubrir y aprovechar otras herramientas digitales que pueden mejorar su competitividad y eficiencia operativa. Esta transformación digital obligatoria abre la puerta a la **automatización** de procesos, la **analítica de datos** y la **integración con otras soluciones tecnológicas** que pueden revolucionar la gestión empresarial.
### Automatización de procesos
La digitalización de las empresas, en este sentido, permitirá automatizar multitud de procesos. Generalmente, con la emisión de factura electrónica, **se evitan errores humanos** gracias a la automatización.
Esta automatización que ofrece el software de facturación electrónica permite integrar la facturación con otros procesos de la empresa, facilitando el seguimiento y control de las operaciones comerciales. Se reduce así el riesgo de fallo, y también los posibles retrasos en los cobros y pagos. Así que si te preguntas ¿para qué sirve la factura electrónica? Esta es una de sus grandes ventajas
## Sanciones por no cumplir con la factura electrónica
Ya hemos visto qué es la factura electrónica obligatoria, ahora analicemos qué ocurre cuando no se cumpla con ella. La nueva ley de factura electrónica fija las sanciones que pueden aplicarse a las empresas por no cumplir con la normativa relativa a la obligatoriedad de emitir facturas digitales. La Ley Crea y Crece introduce multas desde hasta 10.000 euros, pero debes tener en cuenta que siguen vigentes otras normativas relativas a facturación que establecen diversas sanciones:
### Si no se presenta la factura electrónica obligatoria
En este caso, la legislación establece una multa máxima de 3.000 euros. No obstante, esta puede ser superior, pues cada factura que no tenga el soporte digital podrá sancionarse de nuevo. Es decir, si no se hacen las cosas como la normativa estipula, las cifras pueden alcanzar cantidades elevadas, sobre todo en negocios con un gran número de facturas sin adaptar.
### No cumplir con el periodo mínimo de almacenamiento
Aunque los documentos se digitalicen, no se exime a los empresarios y a las sociedades del almacenamiento obligatorio de las facturas. Hay que recordar que, como mínimo, deben conservarse los archivos durante un periodo de cuatro años. Durante ese tiempo, en cualquier momento pueden ser requeridas por las autoridades de inspección tributaria.
### Alternativas
Si no se dispone de ellas, se puede recibir una multa que alcanza un máximo de 6.000 euros. De todos modos, si tiene un proveedor de software de confianza, ese aspecto ya se habrá tenido en cuenta, por lo que no es necesario hacer ningún trámite adicional. Todos los documentos se almacenan de forma segura, tal y como te hemos explicado.
### No cumplir las exigencias fiscales y contables
Saber cómo hacer una factura electrónica es fundamental, puesto que las obligaciones contables y fiscales son idénticas a las que tiene cualquier otra factura. Y la multa por saltarse esta regulación también lo es.
Así, en caso de que una empresa incumpla la normativa fiscal o contable con sus facturas electrónicas, el importe de la sanción puede alcanzar un máximo de 24.000 euros.
### Fallos de privacidad y seguridad
Las facturas contienen información confidencial tanto del emisor como de su cliente. Por consiguiente, es obligación de la empresa asegurarse de que se conservan de forma segura y que no se filtran estos datos a terceros.
Si se vulnera esta privacidad, la sanción puede ser de hasta 60.000 euros a la empresa. Se trata de la multa más elevada, pero se tiene en cuenta la gravedad de la situación a la hora de imponer la cuantía definitiva.
## ¿Cómo hacer una factura electrónica?
Vamos a mostrarte el proceso para realizar cualquier **factura electrónica en 2025 y cómo cambiará cuando llegue el nuevo reglamento de factura electrónica y sea obligatoria para todas las empresas en sus relaciones comerciales con otras empresas o profesionales.**
Cómo es la factura electrónica antes de la Ley Crea y Crece:
- Recopilar los datos del cliente: Nombre o razón social, NIF, etc
- Incluir la información de la operación: conceptos, costes, IRPF, etc
- Generar el documento: usar programa de facturación (desde 2026 adaptado a Verifactu) o en papel
- Enviar la factura al cliente: por correo electrónico o a través de una plataforma común
[](https://www.cegid.com/ib/es/factura-electronica-obligatoria/)
Cómo se realiza una factura electrónica con la Ley Crea y Crece:
- Utilizar software homologado
- Generar la factura en formato estructurado: XML, UBL, etc.
- Incluir elementos obligatorios: firma electrónica cualificada, datos de trazabilidad y control e información sobre plazos de pago
- Asegurar la transmisión: a través de plataformas certificadas o mediante la solución pública de facturación electrónica
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## **¿Cómo me adapto a la factura electrónica obligatoria?**
Ahora ya sabes **qué es la** **factura electrónica obligatoria**. Con la nueva legislación es preciso actualizar la facturación de las empresas, ya que la normativa comenzará a afectar a todos los profesionales a partir de 2026, previsiblemente.
Con [Cegid](https://cegid.com/ib/es/), puedes adaptarte a la **factura electrónica en 2026** de un modo fácil y rápido. Nuestras soluciones están homologadas para la **factura electrónica de Hacienda**, por lo que es compatible con la **factura digital.** No dejes que te alcance el plazo y adáptate cuanto antes a la Ley Crea y Crece.
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## Preguntas frecuentes sobre la Factura Electrónica Obligatoria
A continuación, vamos a hacer un repaso por algunas de las preguntas más frecuentes relacionadas con esta materia.
### ¿Qué es la factura electrónica?
Como indica el [Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital](https://www.facturae.gob.es/factura-electronica/Paginas/factura-electronica.aspx), se trata, simplemente, de una factura idéntica a la que podemos generar habitualmente en papel. La diferencia está en que **se emite por medios informáticos**. También cuenta con una firma electrónica y se autentifica utilizando herramientas electrónicas, especialmente *softwares* específicos.
Además, este tipo de recibos están también **sujetos a normativa legal.** Concretamente, se rigen por el [Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696). Al igual que el resto de las facturas, deben cumplir con una serie de garantías de legibilidad, autenticidad e integridad.
El concepto de factura electrónica se materializa a través de un proceso sencillo y sistemático. Te explicamos brevemente cómo se hace una factura electrónica ahora mismo:
- Debes contar con un software de facturación homologado que cumpla con los requisitos de la Agencia Tributaria.
- Una vez instalado, el proceso se inicia introduciendo los datos fiscales tanto del emisor como del receptor, incluyendo NIF/CIF y dirección fiscal.
- A continuación, se detallan los conceptos, importes e impuestos correspondientes. Cómo se realiza una factura electrónica después es muy simple: el software genera automáticamente el documento en formato estructurado.
- Se firma digitalmente con el certificado correspondiente y se envía al destinatario a través de la plataforma elegida, quedando registrada y almacenada para garantizar su trazabilidad y cumplimiento normativo.
La nueva ley de factura electrónica se enmarca dentro del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, en el contexto de los fondos europeos Next Generation.
En este plan, en el que entra el **Kit Digital**, se recogen iniciativas y medidas para dar impulso a las pymes españolas en cinco áreas estratégicas: emprendimiento, crecimiento, digitalización e innovación, apoyo al comercio e internacionalización.
### ¿Cómo crear una factura electrónica?
Si quieres saber cómo generar una factura electrónica, debes seguir estos pasos:
**Para emitir una factura electrónica, sigue estos pasos:**
**Obtener un software homologado**
Utiliza un programa de facturación autorizado por la Agencia Tributaria
Asegúrate de que cumple con los requisitos de la nueva normativa
**Preparar los datos del emisor**
Nombre o razón social
NIF/CIF
Dirección fiscal
Datos de contacto
**Introducir los datos del receptor**
Nombre o razón social del cliente
NIF/CIF
Dirección fiscal completa
Datos de contacto
**Incluir los detalles de la factura**
Número de factura
Fecha de emisión
Descripción detallada de productos o servicios
Importes unitarios
Base imponible
IVA aplicable
Retenciones de IRPF (si corresponde)
Importe total
**Firmar digitalmente**
Utilizar un certificado digital válido
Asegurar la autenticidad e integridad del documento
**Generar la factura en formato estructurado**
Crear el documento en formato UBL u otro formato admitido
Verificar que cumple con los estándares requeridos
**Enviar la factura**
Transmitir a través de la plataforma elegida
Asegurar la recepción por parte del destinatario
Conservar el registro de envío
**Almacenar la factura**
Guardar una copia durante al menos 4 años
Mantener un sistema de archivo seguro y accesible
Asegurar la trazabilidad del documento
No obstante, la manera más sencilla de crear una factura digital es contar con *software* adaptado a la Factura Electrónica. Por ejemplo, Cegid Contasimple es uno de los más intuitivos y cuenta con la autorización de **factura electrónica de Hacienda.** Tan solo es necesario exportar cualquier factura emitida y rellenar todos los campos que se solicitan. Tal y como se muestra en este [tutorial](https://www.contasimple.com/tutorial-como-crear-facturas-en-formato-FacturaE.aspx).
### ¿Cuál es la diferencia entre factura digital y factura electrónica?
Es habitual preguntarse **cuál es la diferencia entre factura digital y factura electrónica.** Lo cierto es que una factura digital se refiere a lo que la Administración denomina facturas en formato no estructurado.
En este sentido, quedarían englobadas las **facturas en PDF** o aquellas que han sido escaneadas y convertidas en imagen. Es decir, **la factura digital se ha generado en papel,** pero después se ha digitalizado por diversos medios. Esto incluye también otros formatos no estructurados como documentos de **Word o Excel** que se han guardado en formato digital. En la práctica, estas facturas son simplemente una representación visual del documento original, sin capacidad de procesamiento automático. Aunque pueden almacenarse y enviarse electrónicamente, carecen de la estructura de datos y elementos de seguridad que caracterizan a una verdadera factura electrónica, lo que limita significativamente su utilidad en procesos automatizados de gestión contable y fiscal.
En cambio, una **factura electrónica** hace referencia a lo que las Administraciones denominan facturas de formato estructurado. En estos casos, la factura se genera mediante medios informáticos, y se emite en formatos tipo de *e-*factura, como XML o EDI.
La diferencia más importante entre ambas es que el ordenador es capaz de comprender la e-factura, pero no ocurre lo mismo con la factura digital. En este sentido, es **imposible procesarlas mediante** *software* o herramientas similares. A pesar de ello, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) puede lograr un procesado eficiente en ocasiones, en función de la calidad del documento.
### ¿Qué sucede si estoy obligado y no emito una factura electrónica?
Como suele ocurrir en estos casos, las compañías que estén obligadas a emitir e-facturas pueden enfrentarse a multas de diverso tipo si no lo hacen. Además, estas penalizaciones pueden llegar a alcanzar los 10.000 €, dependiendo de las circunstancias. La Agencia Tributaria será uno de los organismos encargados de hacer cumplir la ley.
### ¿Qué tipos de factura electrónica hay?
Ya hemos visto **qué es la factura electrónica**, ahora veremos que hasta ahora existen dos tipos de factura electrónica.
- **Factura digital con formato estructurado**. Son las más recomendables. Todos sus campos son reconocibles tanto por el programa del emisor como del receptor, por lo que no es preciso realizar ningún trabajo posterior para que se incorpore a la contabilidad de cada empresa.
- **Factura digital sin formato estructurado.** Aquí se engloban las facturas tradicionales, como las que incluyen una imagen o un fichero PDF. Son válidas, pero es necesario emplear un sistema OCR para su procesado, así que no son tan aconsejables y pueden dar lugar a errores.
### ¿Cómo firmar una factura electrónica?
Algo crucial para comprender **qué es la factura electrónica** es saber que se debe **firmar una factura electrónica**. Para ello, es imprescindible contar con un certificado digital en vigor. Si todavía no lo tienes, puedes solicitarlo de un modo muy sencillo en la página web de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre).
Después deberás emplear un programa de facturación en el que almacenar ese certificado. A partir de ese momento, todos los documentos que se descarguen o que se transmitan ya estarán firmados.
### ¿Cómo implementar un sistema para factura electrónica en tu empresa paso a paso?
En **2025** todas las empresas y autónomos, independientemente de su tipo, van a tener que implantar el sistema de e-factura. Por eso, para **digitalizar correctamente la compañía** es necesario seguir una serie de pasos. Os los detallamos a continuación.
Escoged el *software* más adecuado
El primer paso es escoger la **herramienta informática** que se ajuste en mayor medida a las necesidades de vuestro negocio. En general, recomendamos utilizar un *software* de tipo contable adaptado a Facturae y que permita automatizar procesos.
De esta manera, **ahorraréis tiempo de gestión** y podréis interconectar los diferentes departamentos de la compañía. Para que el programa sea adecuado os aconsejamos, además, que cumpla con algunos requisitos:
- Interfaz intuitiva.
- Fácil de utilizar para el usuario.
- Específico e interconectable con otros *softwares*.
- Flexible y escalable.
Lleva a cabo una formación adecuada
Será imposible que saquéis el máximo rendimiento al programa si los empleados no se forman adecuadamente. Para ello podéis llevar a cabo **procesos de enseñanza y aprendizaje** sobre el *software*.
En ocasiones, cuando aplicamos este tipo de programas a nuestras empresas, no somos capaces de sacarles todo el partido. Por eso es importante que se promocione el conocimiento del mismo entre los empleados.
Establece una transición digital progresiva
Es imposible **digitalizar una empresa de golpe.** Teniendo en cuenta que hasta dentro de uno o dos años no será necesario emitir facturas electrónicas, os recomendamos que hagáis una transición progresiva. El objetivo es llegar a la fecha máxima de adaptación con el sistema totalmente incorporado a nuestros procesos. Por eso, conviene llevar a cabo un **calendario de pasos escalables** hasta alcanzar la digitalización completa.
Escoger el proveedor adecuado para realizar las facturas digitales es esencial para tener la mejor experiencia. Disponer de herramientas ágiles e intuitivas es imprescindible para las empresas es fundamental, así podrán adaptarse con facilidad a este nuevo sistema. Tan solo los programas de facturación autorizados por Hacienda tienen la capacidad de emitir este tipo de facturas.
El programa elegido tiene un gran impacto en el trabajo diario de la empresa. Además de **cumplir con los requisitos de la Agencia Tributaria**, la facilidad de uso puede marcar la diferencia en el día a día del negocio. Esto es especialmente relevante en caso de que tengan que hacerse numerosas facturas cada día, dado que el ahorro de tiempo puede ser significativo.
También hay que tener en cuenta otros aspectos adicionales como la **seguridad** o la portabilidad de las aplicaciones. Lo más cómodo para el usuario es disponer de programas en la **nube**. Es decir, la instalación no se encuentra en el propio dispositivo, sino en un servidor remoto y permite acceder desde cualquier lugar.
De ese modo, es posible facturar incluso lejos de la oficina, y no es preciso tener a mano un ordenador. Asimismo, esto garantiza que los datos se almacenan de una manera segura, ya que ningún fallo en los discos duros te dejará sin información y tampoco tendrás que preocuparte por ciberataques.
### ¿Cuál es la ley de factura electrónica?
Conocer la legislación es uno de los aspectos más importantes para comprender **qué es la factura electrónica**.
La normativa que regula la Factura electrónica es Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. La que afecta directamente a todas las empresas al obligarlas a facturar con sistemas electrónicos es la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, más conocida como Ley Crea y Crece.
### ¿Es obligatoria la factura electrónica para autónomos?
Hemos visto **qué es la factura electrónica**, pero ¿todos los profesionales deben hacerlas? La **factura electrónica para autónomos** sí será obligatoria. Sin embargo, es importante tener en cuenta que entrará en vigor para ellos más tarde que para las grandes empresas que facturen más de 8 millones de euros anuales. El desarrollo de la **facturación electrónica en España** seguirá un calendario gradual, donde los autónomos y las empresas que facturen menos de 8 millones de euros tendrán un plazo de dos años desde la aprobación del reglamento para adaptarse. Durante este período de transición, podrán seguir emitiendo facturas en el formato tradicional, pero es recomendable comenzar la adaptación con antelación para evitar problemas de última hora y asegurar el cumplimiento de todos los requisitos técnicos y legales establecidos.
### ¿Es obligatoria la factura electrónica para Ayuntamientos?
Desde el año 2015 ya es obligatorio que todas las facturas que se realicen a cualquier administración pública sean electrónicas. Por lo tanto, todas las pymes o autónomos que sean proveedores de una administración pública tienen que utilizar ya un sistema de factura electrónica.
**Cómo crear factura electrónica para Ayuntamientos**
Para facturar a los ayuntamientos de forma electrónica, debes seguir estos pasos:
1. **Requisitos previos**
- Disponer de un certificado digital válido
- Contar con un software de facturación homologado
- Tener los códigos DIR3 del ayuntamiento (oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora)
2. **Cómo se emite una factura electrónica**
- Accede a tu software de facturación homologado
- Introduce los datos obligatorios:
- Información del emisor (NIF, razón social, dirección)
- Datos del ayuntamiento receptor
- Códigos DIR3 correspondientes
- Descripción detallada de los servicios o productos
- Importes, impuestos y total
- Genera la factura en formato Facturae
- Firma digitalmente el documento con tu certificado
3. **Envío de la factura**
- Remite la factura a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe)
- Guarda el justificante de presentación
- Realiza seguimiento del estado de la factura en la plataforma
4. **Consideraciones importantes**
- Las facturas deben cumplir con la Ley 25/2013
- Es obligatorio desde 2015 para todas las facturas dirigidas a administraciones públicas
- El formato debe ser Facturae 3.2 o superior
- La factura debe estar firmada electrónicamente para garantizar su autenticidad
### ¿La ley de factura electrónica afecta a las facturas internacionales?
El concepto de factura electrónica, que se refiere a un documento digital que sustituye legalmente a la factura en papel tradicional, tiene un alcance limitado en cuanto a las operaciones internacionales. Puesto que la legislación solo afecta a empresas que lleven a cabo su actividad en España, las facturas a clientes extranjeros podrán seguir el mismo sistema que se usa actualmente.
Cuando nos preguntamos cuál es la factura electrónica que se debe utilizar en operaciones internacionales, es importante destacar que cada país tiene su propia regulación. La facturación electrónica empezó a implementarse en Europa a principios de los años 2000, con países como Dinamarca y Suecia como pioneros. En España, aunque las primeras regulaciones surgieron en 2003, no fue hasta 2015 cuando se hizo obligatoria para las administraciones públicas, y ahora se extiende gradualmente al sector privado.
Para las empresas españolas que realizan operaciones internacionales, es fundamental tener en cuenta:
- En caso de operaciones intracomunitarias, se recomienda consultar la normativa específica del país destinatario
- Los sistemas de facturación electrónica deben ser capaces de gestionar tanto facturas nacionales como internacionales según los requisitos de cada territorio
### ¿Por qué debería adaptarse una empresa a la factura electrónica antes de que sea obligatorio?
El cambio que supone la factura digital de Hacienda es muy grande, ya que se trata de una situación que hasta ahora ningún profesional había tenido que vivir de manera obligatoria, a no ser que tuviese que facturar a una administración pública. No obstante, a partir de 2025 no quedará otro sistema en vigor tras la aprobación del reglamento de la **ley de factura electrónica**, y eso puede conllevar un periodo de adaptación.
Por tanto, para evitar posibles sanciones de la Agencia Tributaria, lo mejor es anticiparse a la entrada en vigor de esta medida. Además, gracias a los programas de facturación, las empresas llevarán un mayor control sobre todas sus facturas, algo que también facilitará la tramitación de sus autoliquidaciones trimestrales.
Adaptarse de forma anticipada a la factura electrónica digital no solo evita prisas de última hora, sino que permite a las empresas obtener ventajas competitivas significativas. La transformación gradual facilita una implementación sin contratiempos, permitiendo a los equipos familiarizarse con los nuevos procesos y sistemas antes de que sean obligatorios. Además, con la facturación electrónica en España siendo ya una realidad para muchas organizaciones, una adaptación temprana permite establecer relaciones comerciales más eficientes con proveedores y clientes que ya utilizan estos sistem as. Las empresas que se adelantan pueden aprovechar mejor las ayudas disponibles, como el Kit Digital, y tienen más tiempo para optimizar sus procesos internos, resultando en una transición más suave y rentable hacia la digitalización completa de su facturación.
### ¿Cuál es el formato de la factura electrónica obligatoria?
Según las últimas novedades publicadas en 2025, se abandona el formato Facturae en la solución pública de facturación y adopta el **formato UBL (Universal Business Language)**. Este cambio se alinea con las previsiones de la Directiva ViDA, que busca modernizar el sistema de IVA en la Unión Europea. La adopción del formato UBL es un cambio significativo, pues facilita la interoperabilidad a nivel europeo, permitiendo un mejor posicionamiento de las empresas españolas en sus relaciones intracomunitarias. En Cegid, nuestras soluciones están ya preparadas para utilizar este formato.
### ¿Se podrá seguir usando Excel para facturar?
Como explicamos en el apartado sobre **qué es la factura electrónica, para trabajar con este sistema es necesario contar con un software que cumpla una serie de requisitos**. Por otro lado, la ley Antifraude es la que elimina la posibilidad de utilizar Excel para emitir facturas.
Esto se debe, principalmente, a que se trata de un programa completamente manual y que no ofrece ninguna garantía de trazabilidad, algo que contradice la Ley 11/2021, más conocida como Ley Antifraude. En consecuencia, la **obligatoriedad en la factura electrónica** fuerza a optar por sistemas de facturación homologados.
### ¿Existen facturas que no entren en la factura electrónica obligatoria?
Sí. No todos los documentos tendrán que adaptarse a la **ley de factura electrónica**, puesto que solo afecta a lo que se conoce como B2B. Es decir, las transacciones entre empresas.
Por tanto, siempre que se facture a particulares mediante facturas simplificadas, no será necesario modificar los sistemas actuales. Lo mismo sucede si se emiten una **factura electrónica en 2024** a empresas que no tengan su sede social o que realicen su actividad en España, algo que puede afectar a quienes hagan transacciones con otros operadores intracomunitarios, por ejemplo.
### ¿En qué fechas está previsto que sea obligatorio utilizar la factura electrónica? ¿Habrá factura electrónica 2024?
La obligatoriedad en la factura electrónica llegará un año después de que se publique el reglamento de la nueva ley de factura electrónica, lo cual **junio de 2025** todavía no ha ocurrido.
Por tanto, factura electrónica 2025 todavía no será obligatoria. Lo previsible es que lo sea durante el **primer** **cuatrimestre de 2026**.
### ¿Qué es la solución pública de facturación electrónica?
La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) es responsable de desarrollar y gestionar esta solución, que servirá tanto como infraestructura para la emisión y recepción de facturas, como **repositorio obligatorio de todas las facturas electrónicas**. Esta plataforma pública y gratuita estará disponible a través de la sede electrónica de la AEAT, Para cumplir con la nueva ley de facturación electrónica, la plataforma incorporará funcionalidades para monitorizar los periodos medios de pago y garantizar el cumplimiento de la normativa sobre morosidad comercial, asegurando la trazabilidad completa de todas las operaciones.
Esta solución está especialmente diseñada para autónomos y pequeñas empresas que necesitan un sistema de facturación electrónica de manera puntual o que emiten un número reducido de facturas al año. Sin embargo, es importante considerar que **optar únicamente por la solución pública puede limitar las capacidades de gestión empresarial,** ya que las soluciones privadas ofrecen ventajas adicionales como:
Integración con la contabilidad y otros procesos empresariales
Automatización avanzada de tareas administrativas
Herramientas de análisis y control financiero
Gestión completa del ciclo de facturación
Funcionalidades personalizadas según el sector
Para empresas con mayor volumen de facturación o que buscan optimizar sus procesos más allá de la simple obligación de factura electrónica, las soluciones privadas ofrecen un ecosistema más completo que permite no solo cumplir con la normativa, sino también mejorar la eficiencia operativa y el control empresarial.
### ¿Qué sucede si estoy obligado y no emito una factura electrónica?
Como suele ocurrir en estos casos, las compañías que estén obligadas a emitir e-facturas pueden enfrentarse a multas de diverso tipo si no lo hacen. Además, estas penalizaciones pueden llegar a alcanzar los **10\.000 €,** dependiendo de las circunstancias. La Agencia Tributaria será uno de los organismos encargados de hacer cumplir la ley.
El incumplimiento del Reglamento de facturación electrónica puede tener graves consecuencias para las empresas. Según la normativa actual, las empresas que no se adapten a la obligación de factura electrónica se enfrentarán a diferentes tipos de sanciones:
**Incumplimiento en la implementación del sistema**
Multas de hasta 10.000 euros por cada infracción
Sanciones adicionales por reincidencia
**Incumplimiento en la remisión de facturas**
Sanciones del 1% del importe total de las operaciones que deberían haberse facturado electrónicamente
En casos de incumplimiento sustancial (más del 20% de las operaciones), la sanción puede elevarse al 2%
Multas trimestrales acumulativas de entre 300 y 6.000 euros
**Incumplimiento en aspectos técnicos**
Penalizaciones por no usar software homologado que cumpla con el Reglamento de facturación electrónica
Sanciones por no mantener la trazabilidad requerida de las facturas
Multas por no garantizar la integridad y autenticidad de los documentos
### ¿Cómo será la factura electrónica?
La factura electrónica de Hacienda será un documento digital que deberá cumplir con unos requisitos técnicos específicos para garantizar su validez legal. Las características de la factura electrónica incluyen:
- Formato estructurado XML que permite el procesamiento automático
- Firma electrónica avanzada para garantizar la autenticidad e integridad
- Código QR obligatorio para su verificación
- Campos obligatorios como datos fiscales, descripción, importes e impuestos
Cómo es una factura electrónica en la práctica:
- Se genera desde un software homologado por la AEAT
- Incluye la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT»
- Permite el seguimiento en tiempo real de su estado
- Se almacena de forma segura garantizando su conservación
Cómo funciona el nuevo sistema de facturación electrónica:
1. El emisor genera la factura desde su software certificado
2. Se envía una copia a la plataforma pública de facturación
3. El sistema realiza validaciones automáticas
4. El receptor puede descargar y procesar la factura automáticamente
5. Se registran los estados de la factura (emisión, recepción, pago)
6. Todo el proceso es trazable y verificable por la AEAT
### ¿Cuál es la situación actual del borrador del reglamento de la factura electrónica obligatoria?
**Estado del trámite y definición de factura electrónica**
La factura electrónica es un documento digital que sustituye legalmente a la factura en papel tradicional, garantizando su autenticidad e integridad mediante sistemas informáticos homologados. El Consejo de ministros ya ha aprobado el Real Decreto que regula la factura electrónica obligatoria B2B en España.
**Cuando entra en vigor la factura electrónica**
La implementación seguirá un calendario gradual:
- Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: Un año después de la aprobación del reglamento (previsiblemente en 2026)
- Resto de empresas y autónomos: Dos años después de la aprobación del reglamento (previsiblemente en 2027)
**Beneficios de la facturación electrónica**
La nueva normativa aportará importantes ventajas para las empresas:
- Automatización de procesos y reducción de errores
- Mayor control y trazabilidad de las facturas
- Ahorro significativo en costes de gestión y almacenamiento
- Mejora en los plazos de cobro y reducción de la morosidad
- Impulso a la transformación digital empresarial
**Principales novedades**
- Se adopta el estándar UBL como formato obligatorio para el intercambio
- Las plataformas de facturación deberán remitir copias fieles a la Agencia Tributaria
- Se incorpora una definición más precisa de «copia fiel» y las obligaciones de información
- La entrada en vigor se computará desde la aprobación de la orden ministerial que desarrolle la solución pública de facturación electrónica
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La factura electrónica está transformando cómo las empresas gestionan sus finanzas y cumplen con las regulaciones de la Agencia Tributaria.
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| Readable Markdown | ### Qué es
La factura electrónica es similar a las facturas en papel. Solo es diferente la forma de emisión, ya que las digitales se crean y envían a través de un sistema que garantiza una serie de requisitos como la legibilidad, autenticidad e integridad del contenido.
### Admin. Públicas
Muchas empresas ya usan factura electrónica desde el año 2015, ya que es obligatoria la factura electrónica para Ayuntamientos y otras administraciones públicas en su relación con sus proveedores, sin importar el tamaño de la empresa.
### Ley Crea y Crece
Se introduce la obligatoriedad a las empresas en sus relaciones comerciales con otros profesionales. Primero, para las sociedades y profesionales que facturen más de 8M €. Y después será obligatoria para el resto de pymes y autónomos.
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### Soluciones Cegid adaptadas a Verifactu
Para ayudarte en la comprobación de las soluciones que están adaptadas a los nuevos requerimientos de los sistemas de emisión de facturas verificables o sistemas Veri\*Factu, en todos nuestros productos tendrás disponible este sello.
A través de ello garantizamos que nuestro software cumple con las especificaciones del citado Reglamento y podrá ser utilizado para remitir facturas verificables a la Agencia Estatal de Administración Tributaria de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente.
## ¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?
### Ya es obligatoria para:
La Ley 25/2013 ya establece la obligación de las empresas de hacer la **factura electrónica para Ayuntamientos y administraciones públicas**. Este fue el momento cuando empezó la facturación electrónica a ser obligatoria en algunos casos. Muchas empresas y autónomos tienen que emitir facturas públicas si trabajan con su ayuntamiento. Por ejemplo, un diseñador que haga un programa de fiestas o una academia que imparta un taller en un centro cívico.
### Será obligatoria para:
La nueva ley que regula la **obligatoriedad en la factura electrónica** es la Ley Crea y Crece, publicada en el BOE de 29/09/2022, con entrada en vigor 19/10/2022.
Se establece un periodo de un año desde que se apruebe la OM del desarrollo reglamentario para que **todas las empresas con facturación superior a los ocho millones de euros** comiencen a aplicar la facturación digital. El resto tendrá un año más.
**Importante:** Para saber **cuando entra en vigor la factura electrónica** hay que esperar a la aprobación de la **orden ministerial que apruebe el reglamento.** Mientras tanto, es momento de prepararse y aprender cómo crear una factura electrónica.
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Crea y Crece: la ley que introduce la factura electrónica obligatoria
### ¿Qué es la Ley Crea y Crece?
La **Ley 18/2022, de 28 de septiembre**, de creación y crecimiento de empresas, también conocida como Ley Crea y Crece, es una normativa cuyo objetivo, entre otros, está el agilizar los trámites para la creación de empresas. Además, resulta fundamental para comprender **qué es la factura electrónica obligatoria**.
Aunque las medidas para ayudar al crecimiento de las empresas que introduce la nueva ley de factura electrónica van más allá de lo relacionado con la facturación. Las relacionadas con la **obligación de facturación electrónica** son las que más impacto tendrán en las empresas españolas.
Por ejemplo, deberán contar con **nuevas herramientas de facturación electrónica** para poder emitir y recibir todas las facturas que tengan con otros profesionales. Es decir, las que reciban de sus proveedores o las que emitan a sus clientes.
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### Principales medidas:
Entre sus medidas abarca una diversidad de temas, todos ellos relacionados con la **creación y gestión de empresas**. Principalmente, comprende medidas para minimizar los obstáculos burocráticos que hasta ahora se encontraban los emprendedores a la hora de crear empresas y gestionarlas.
Uno de sus **objetivos** es la reducción de la morosidad y así reducir los problemas de liquidez de las empresas.
En este marco, se introduce **la implantación de la factura electrónica obligatoria**, que facilita la trazabilidad y la gestión de los cobros gracias a la emisión de factura electrónica.
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### ¿Ya está aprobado el reglamento de facturación electrónica?
El **reglamento de facturación electrónica** que en abril de 2025 se encuentra en fase de audiencia pública, regulará la nueva facturación electrónica en España:
- Cómo funciona el nuevo sistema de facturación electrónica
- Las características de la factura electrónica
- Cómo enviar una factura electrónica
El **borrador del reglamento de factura electrónica** establece que los destinatarios de las facturas electrónicas están obligados a informar sobre el pago efectivo completo y su fecha, a través de la solución pública de facturación electrónica. Esto contribuye al seguimiento y control de la morosidad en las operaciones comerciales.
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## Conoce más sobre la Factura Electrónica de la mano de nuestros expertos
Álvaro García, experto en Derecho Mercantil en Cegid, te da las claves sobre la Factura Electrónica y todo lo que debes saber para debes saber para adaptar tu empresa con éxito.
**Los cambios de la factura electrónica obligatoria**
## ¿A quién obliga la factura electrónica?
La obligatoriedad en la factura electrónica afectará a todos los profesionales de forma gradual. Por eso es importante conocer todo sobre la factura electrónica, ya que a todas las empresas les llegará el momento de adaptarse.
**Entre profesionales**
De modo general, las operaciones de compraventa entre empresas necesitarán utilizar este documento de manera obligatoria. Sin embargo, hay una excepción a esta norma que permiten seguir emitiendo los documentos como hasta ahora: si una de las dos partes no lleva a cabo su actividad en España y tampoco cuenta con un establecimiento en el país, no será obligatoria la Factura Electrónica.
**¿Y con los consumidores?**
Los clientes finales no se verán afectados por la obligatoriedad de la factura electrónica para autónomos y pymes. Por tanto, las empresas de venta minorista o aquellas que realicen servicios para particulares podrán seguir emitiendo sus facturas como hasta ahora. Y lo mismo sucede con la emisión de facturas simplificadas.
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## Principales novedades sobre la factura electrónica en 2026
El nuevo reglamento introduce varios cambios clave que marcarán cómo se gestionará la **emisión de factura electrónica** a partir de 2026, tanto para pymes como para autónomos.
### Emisión
No se podrá emitir una factura en papel ni siquiera de forma voluntaria en operaciones entre empresas. En otras palabras: todas las facturas B2B deberán ser electrónicas, sin excepciones.
### Lenguaje estándar
Además, se establece como obligatorio el uso del formato UBL (Universal Business Language), un estándar estructurado que permitirá un intercambio más ágil y seguro entre plataformas y la futura solución pública de facturación.
### Legalidad
También se aclara en qué consiste la factura electrónica a efectos legales: deberá enviarse una copia exacta a la plataforma pública de facturación electrónica, que será gestionada por la Agencia Tributaria. Esta copia tendrá que conservar el contenido íntegro, el formato y la estructura original.
### Control de pagos
El reglamento especifica que deberá comunicarse la información sobre pagos y rechazos de forma clara y estructurada, para que haya un mayor control y trazabilidad en cada operación.
### Implantación
La entrada en vigor no dependerá de la publicación del reglamento, sino de una orden ministerial posterior que concretará el funcionamiento de la solución pública. Esto se hace para evitar nuevas incertidumbres y dar más tiempo a las empresas para adaptarse.
## ¿Factura electrónica y Verifactu son lo mismo?
Verifactu y la factura electrónica no son lo mismo. Son dos sistemas diferentes que nacen de distintas leyes y tienen propósitos diferentes. La confusión entre ambos sistemas es común y comprensible por varias razones:
- Ambas normativas entrarán en vigor en fechas próximas.
- Las dos implican cambios en la forma de facturar y gestionar documentos.
- Ambas requieren el uso de software específico y adaptado.
- Las dos son parte de la transformación digital de los procesos fiscales.
- En ocasiones se complementan, ya que una factura electrónica puede necesitar cumplir también con los requisitos de Verifactu.
- Aunque son sistemas complementarios que coexistirán, tienen diferentes propósitos y requisitos. Las empresas deberán cumplir con ambas normativas en los plazos establecidos para cada una.
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## **Ventajas de la factura electrónica obligatoria**
Conocer **qué es la factura electrónica obligatoria** es clave para comprender sus beneficios. A primera vista, el hecho de tener que tramitar todas las facturas digitalmente de manera obligatoria puede parecer un nuevo trámite que realizar. Sin embargo, la introducción de la factura electrónica obligatoria conlleva ventajas para empresas y consumidores:
**Las nuevas obligaciones de la factura electrónica supondrán mayor velocidad** a la hora de emitir y recibir facturas con clientes o proveedores. Ni cartas ni adjuntos que creen problemas de compatibilidad. El envío y la recepción son inmediatos, por lo que **el ahorro de tiempo y de recursos es considerable**.
La **implementación de facturación electrónica** también supone una notable mejora en los plazos de cobro. Al tener un sistema automatizado y trazable, los procesos de validación y aprobación de facturas son mucho más rápidos, lo que acelera significativamente el ciclo de cobro.
Con la **factura electrónica obligatoria en España**, las empresas podrán:
- Reducir los tiempos de validación y aprobación de facturas
- Mejorar el seguimiento de pagos pendientes
- Tener mayor control sobre los vencimientos
- Gestionar de manera más eficiente su tesorería
Esta agilización del proceso de cobro es especialmente beneficiosa para pymes y autónomos, que a menudo se enfrentan a problemas de liquidez debido a retrasos en los pagos. La facturación electrónica les proporciona herramientas para mejorar su flujo de caja y reducir la morosidad.
Gestionar la facturación en papel y además **disponer de espacio suficiente para almacenarlas, supone un gasto importante**. Ahora la factura electrónica obligatoria en España ya nada de esto será un problema y podrán emplearse esos recursos en otras tareas estratégicas más importantes.
El papel, el envío y la tinta de impresión tiene una repercusión directa sobre la sostenibilidad. Como resultado, **la huella de carbono empresarial se disminuye** con este sistema.
Invertir en un programa de facturación electrónica resultará beneficioso para las empresas españolas, aunque pueda parecer una obligación.
Asegura la **trazabilidad** de la factura y **minimiza los errores** humanos de facturación ya que es posible importar datos automáticamente en un software de facturación.
Con este nuevo formato de facturación, la información relativa al emisor y al receptor se puede rastrear con mayor facilidad gracias al certificado digital. Esta tecnología funciona como una especie de identidad en línea, que queda asociada a determinados documentos. Con ella podemos realizar una firma digital informática, de plena validez legal.
Además, es imposible manipular una factura electrónica digital de este tipo. De esta manera, las transacciones económicas son más seguras y las partes están **protegidas en caso de conflicto**.
Contar con un programa de facturación puede convertirse en el primer paso hacia el futuro para muchas pymes las tareas diarias del negocio.
La **implementación de facturación electrónica** representa un punto de inflexión en la modernización empresarial española. La obligación de la factura electrónica no solo simplifica los procesos administrativos, sino que actúa como catalizador para que las empresas den el salto definitivo hacia la digitalización.
Cuando comienzan a usar un programa de facturación electrónica, las empresas evolucionan procesos que naturalmente las lleva a descubrir y aprovechar otras herramientas digitales que pueden mejorar su competitividad y eficiencia operativa. Esta transformación digital obligatoria abre la puerta a la **automatización** de procesos, la **analítica de datos** y la **integración con otras soluciones tecnológicas** que pueden revolucionar la gestión empresarial.
La digitalización de las empresas, en este sentido, permitirá automatizar multitud de procesos. Generalmente, con la emisión de factura electrónica, **se evitan errores humanos** gracias a la automatización.
Esta automatización que ofrece el software de facturación electrónica permite integrar la facturación con otros procesos de la empresa, facilitando el seguimiento y control de las operaciones comerciales. Se reduce así el riesgo de fallo, y también los posibles retrasos en los cobros y pagos. Así que si te preguntas ¿para qué sirve la factura electrónica? Esta es una de sus grandes ventajas
## Sanciones por no cumplir con la factura electrónica
Ya hemos visto qué es la factura electrónica obligatoria, ahora analicemos qué ocurre cuando no se cumpla con ella. La nueva ley de factura electrónica fija las sanciones que pueden aplicarse a las empresas por no cumplir con la normativa relativa a la obligatoriedad de emitir facturas digitales. La Ley Crea y Crece introduce multas desde hasta 10.000 euros, pero debes tener en cuenta que siguen vigentes otras normativas relativas a facturación que establecen diversas sanciones:
### Si no se presenta la factura electrónica obligatoria
En este caso, la legislación establece una multa máxima de 3.000 euros. No obstante, esta puede ser superior, pues cada factura que no tenga el soporte digital podrá sancionarse de nuevo. Es decir, si no se hacen las cosas como la normativa estipula, las cifras pueden alcanzar cantidades elevadas, sobre todo en negocios con un gran número de facturas sin adaptar.
### No cumplir con el periodo mínimo de almacenamiento
Aunque los documentos se digitalicen, no se exime a los empresarios y a las sociedades del almacenamiento obligatorio de las facturas. Hay que recordar que, como mínimo, deben conservarse los archivos durante un periodo de cuatro años. Durante ese tiempo, en cualquier momento pueden ser requeridas por las autoridades de inspección tributaria.
### Alternativas
Si no se dispone de ellas, se puede recibir una multa que alcanza un máximo de 6.000 euros. De todos modos, si tiene un proveedor de software de confianza, ese aspecto ya se habrá tenido en cuenta, por lo que no es necesario hacer ningún trámite adicional. Todos los documentos se almacenan de forma segura, tal y como te hemos explicado.
### No cumplir las exigencias fiscales y contables
Saber cómo hacer una factura electrónica es fundamental, puesto que las obligaciones contables y fiscales son idénticas a las que tiene cualquier otra factura. Y la multa por saltarse esta regulación también lo es.
Así, en caso de que una empresa incumpla la normativa fiscal o contable con sus facturas electrónicas, el importe de la sanción puede alcanzar un máximo de 24.000 euros.
### Fallos de privacidad y seguridad
Las facturas contienen información confidencial tanto del emisor como de su cliente. Por consiguiente, es obligación de la empresa asegurarse de que se conservan de forma segura y que no se filtran estos datos a terceros.
Si se vulnera esta privacidad, la sanción puede ser de hasta 60.000 euros a la empresa. Se trata de la multa más elevada, pero se tiene en cuenta la gravedad de la situación a la hora de imponer la cuantía definitiva.
## ¿Cómo hacer una factura electrónica?
Vamos a mostrarte el proceso para realizar cualquier **factura electrónica en 2025 y cómo cambiará cuando llegue el nuevo reglamento de factura electrónica y sea obligatoria para todas las empresas en sus relaciones comerciales con otras empresas o profesionales.**
Cómo es la factura electrónica antes de la Ley Crea y Crece:
- Recopilar los datos del cliente: Nombre o razón social, NIF, etc
- Incluir la información de la operación: conceptos, costes, IRPF, etc
- Generar el documento: usar programa de facturación (desde 2026 adaptado a Verifactu) o en papel
- Enviar la factura al cliente: por correo electrónico o a través de una plataforma común
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Cómo se realiza una factura electrónica con la Ley Crea y Crece:
- Utilizar software homologado
- Generar la factura en formato estructurado: XML, UBL, etc.
- Incluir elementos obligatorios: firma electrónica cualificada, datos de trazabilidad y control e información sobre plazos de pago
- Asegurar la transmisión: a través de plataformas certificadas o mediante la solución pública de facturación electrónica
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## **¿Cómo me adapto a la factura electrónica obligatoria?**
Ahora ya sabes **qué es la** **factura electrónica obligatoria**. Con la nueva legislación es preciso actualizar la facturación de las empresas, ya que la normativa comenzará a afectar a todos los profesionales a partir de 2026, previsiblemente.
Con [Cegid](https://cegid.com/ib/es/), puedes adaptarte a la **factura electrónica en 2026** de un modo fácil y rápido. Nuestras soluciones están homologadas para la **factura electrónica de Hacienda**, por lo que es compatible con la **factura digital.** No dejes que te alcance el plazo y adáptate cuanto antes a la Ley Crea y Crece.
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## Preguntas frecuentes sobre la Factura Electrónica Obligatoria
A continuación, vamos a hacer un repaso por algunas de las preguntas más frecuentes relacionadas con esta materia.
Como indica el [Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital](https://www.facturae.gob.es/factura-electronica/Paginas/factura-electronica.aspx), se trata, simplemente, de una factura idéntica a la que podemos generar habitualmente en papel. La diferencia está en que **se emite por medios informáticos**. También cuenta con una firma electrónica y se autentifica utilizando herramientas electrónicas, especialmente *softwares* específicos.
Además, este tipo de recibos están también **sujetos a normativa legal.** Concretamente, se rigen por el [Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2012-14696). Al igual que el resto de las facturas, deben cumplir con una serie de garantías de legibilidad, autenticidad e integridad.
El concepto de factura electrónica se materializa a través de un proceso sencillo y sistemático. Te explicamos brevemente cómo se hace una factura electrónica ahora mismo:
- Debes contar con un software de facturación homologado que cumpla con los requisitos de la Agencia Tributaria.
- Una vez instalado, el proceso se inicia introduciendo los datos fiscales tanto del emisor como del receptor, incluyendo NIF/CIF y dirección fiscal.
- A continuación, se detallan los conceptos, importes e impuestos correspondientes. Cómo se realiza una factura electrónica después es muy simple: el software genera automáticamente el documento en formato estructurado.
- Se firma digitalmente con el certificado correspondiente y se envía al destinatario a través de la plataforma elegida, quedando registrada y almacenada para garantizar su trazabilidad y cumplimiento normativo.
La nueva ley de factura electrónica se enmarca dentro del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, en el contexto de los fondos europeos Next Generation.
En este plan, en el que entra el **Kit Digital**, se recogen iniciativas y medidas para dar impulso a las pymes españolas en cinco áreas estratégicas: emprendimiento, crecimiento, digitalización e innovación, apoyo al comercio e internacionalización.
Si quieres saber cómo generar una factura electrónica, debes seguir estos pasos:
**Para emitir una factura electrónica, sigue estos pasos:**
**Obtener un software homologado**
Utiliza un programa de facturación autorizado por la Agencia Tributaria
Asegúrate de que cumple con los requisitos de la nueva normativa
**Preparar los datos del emisor**
Nombre o razón social
NIF/CIF
Dirección fiscal
Datos de contacto
**Introducir los datos del receptor**
Nombre o razón social del cliente
NIF/CIF
Dirección fiscal completa
Datos de contacto
**Incluir los detalles de la factura**
Número de factura
Fecha de emisión
Descripción detallada de productos o servicios
Importes unitarios
Base imponible
IVA aplicable
Retenciones de IRPF (si corresponde)
Importe total
**Firmar digitalmente**
Utilizar un certificado digital válido
Asegurar la autenticidad e integridad del documento
**Generar la factura en formato estructurado**
Crear el documento en formato UBL u otro formato admitido
Verificar que cumple con los estándares requeridos
**Enviar la factura**
Transmitir a través de la plataforma elegida
Asegurar la recepción por parte del destinatario
Conservar el registro de envío
**Almacenar la factura**
Guardar una copia durante al menos 4 años
Mantener un sistema de archivo seguro y accesible
Asegurar la trazabilidad del documento
No obstante, la manera más sencilla de crear una factura digital es contar con *software* adaptado a la Factura Electrónica. Por ejemplo, Cegid Contasimple es uno de los más intuitivos y cuenta con la autorización de **factura electrónica de Hacienda.** Tan solo es necesario exportar cualquier factura emitida y rellenar todos los campos que se solicitan. Tal y como se muestra en este [tutorial](https://www.contasimple.com/tutorial-como-crear-facturas-en-formato-FacturaE.aspx).
Es habitual preguntarse **cuál es la diferencia entre factura digital y factura electrónica.** Lo cierto es que una factura digital se refiere a lo que la Administración denomina facturas en formato no estructurado.
En este sentido, quedarían englobadas las **facturas en PDF** o aquellas que han sido escaneadas y convertidas en imagen. Es decir, **la factura digital se ha generado en papel,** pero después se ha digitalizado por diversos medios. Esto incluye también otros formatos no estructurados como documentos de **Word o Excel** que se han guardado en formato digital. En la práctica, estas facturas son simplemente una representación visual del documento original, sin capacidad de procesamiento automático. Aunque pueden almacenarse y enviarse electrónicamente, carecen de la estructura de datos y elementos de seguridad que caracterizan a una verdadera factura electrónica, lo que limita significativamente su utilidad en procesos automatizados de gestión contable y fiscal.
En cambio, una **factura electrónica** hace referencia a lo que las Administraciones denominan facturas de formato estructurado. En estos casos, la factura se genera mediante medios informáticos, y se emite en formatos tipo de *e-*factura, como XML o EDI.
La diferencia más importante entre ambas es que el ordenador es capaz de comprender la e-factura, pero no ocurre lo mismo con la factura digital. En este sentido, es **imposible procesarlas mediante** *software* o herramientas similares. A pesar de ello, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) puede lograr un procesado eficiente en ocasiones, en función de la calidad del documento.
Como suele ocurrir en estos casos, las compañías que estén obligadas a emitir e-facturas pueden enfrentarse a multas de diverso tipo si no lo hacen. Además, estas penalizaciones pueden llegar a alcanzar los 10.000 €, dependiendo de las circunstancias. La Agencia Tributaria será uno de los organismos encargados de hacer cumplir la ley.
Ya hemos visto **qué es la factura electrónica**, ahora veremos que hasta ahora existen dos tipos de factura electrónica.
- **Factura digital con formato estructurado**. Son las más recomendables. Todos sus campos son reconocibles tanto por el programa del emisor como del receptor, por lo que no es preciso realizar ningún trabajo posterior para que se incorpore a la contabilidad de cada empresa.
- **Factura digital sin formato estructurado.** Aquí se engloban las facturas tradicionales, como las que incluyen una imagen o un fichero PDF. Son válidas, pero es necesario emplear un sistema OCR para su procesado, así que no son tan aconsejables y pueden dar lugar a errores.
Algo crucial para comprender **qué es la factura electrónica** es saber que se debe **firmar una factura electrónica**. Para ello, es imprescindible contar con un certificado digital en vigor. Si todavía no lo tienes, puedes solicitarlo de un modo muy sencillo en la página web de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre).
Después deberás emplear un programa de facturación en el que almacenar ese certificado. A partir de ese momento, todos los documentos que se descarguen o que se transmitan ya estarán firmados.
En **2025** todas las empresas y autónomos, independientemente de su tipo, van a tener que implantar el sistema de e-factura. Por eso, para **digitalizar correctamente la compañía** es necesario seguir una serie de pasos. Os los detallamos a continuación.
Escoged el *software* más adecuado
El primer paso es escoger la **herramienta informática** que se ajuste en mayor medida a las necesidades de vuestro negocio. En general, recomendamos utilizar un *software* de tipo contable adaptado a Facturae y que permita automatizar procesos.
De esta manera, **ahorraréis tiempo de gestión** y podréis interconectar los diferentes departamentos de la compañía. Para que el programa sea adecuado os aconsejamos, además, que cumpla con algunos requisitos:
- Interfaz intuitiva.
- Fácil de utilizar para el usuario.
- Específico e interconectable con otros *softwares*.
- Flexible y escalable.
Lleva a cabo una formación adecuada
Será imposible que saquéis el máximo rendimiento al programa si los empleados no se forman adecuadamente. Para ello podéis llevar a cabo **procesos de enseñanza y aprendizaje** sobre el *software*.
En ocasiones, cuando aplicamos este tipo de programas a nuestras empresas, no somos capaces de sacarles todo el partido. Por eso es importante que se promocione el conocimiento del mismo entre los empleados.
Establece una transición digital progresiva
Es imposible **digitalizar una empresa de golpe.** Teniendo en cuenta que hasta dentro de uno o dos años no será necesario emitir facturas electrónicas, os recomendamos que hagáis una transición progresiva. El objetivo es llegar a la fecha máxima de adaptación con el sistema totalmente incorporado a nuestros procesos. Por eso, conviene llevar a cabo un **calendario de pasos escalables** hasta alcanzar la digitalización completa.
Escoger el proveedor adecuado para realizar las facturas digitales es esencial para tener la mejor experiencia. Disponer de herramientas ágiles e intuitivas es imprescindible para las empresas es fundamental, así podrán adaptarse con facilidad a este nuevo sistema. Tan solo los programas de facturación autorizados por Hacienda tienen la capacidad de emitir este tipo de facturas.
El programa elegido tiene un gran impacto en el trabajo diario de la empresa. Además de **cumplir con los requisitos de la Agencia Tributaria**, la facilidad de uso puede marcar la diferencia en el día a día del negocio. Esto es especialmente relevante en caso de que tengan que hacerse numerosas facturas cada día, dado que el ahorro de tiempo puede ser significativo.
También hay que tener en cuenta otros aspectos adicionales como la **seguridad** o la portabilidad de las aplicaciones. Lo más cómodo para el usuario es disponer de programas en la **nube**. Es decir, la instalación no se encuentra en el propio dispositivo, sino en un servidor remoto y permite acceder desde cualquier lugar.
De ese modo, es posible facturar incluso lejos de la oficina, y no es preciso tener a mano un ordenador. Asimismo, esto garantiza que los datos se almacenan de una manera segura, ya que ningún fallo en los discos duros te dejará sin información y tampoco tendrás que preocuparte por ciberataques.
Conocer la legislación es uno de los aspectos más importantes para comprender **qué es la factura electrónica**.
La normativa que regula la Factura electrónica es Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. La que afecta directamente a todas las empresas al obligarlas a facturar con sistemas electrónicos es la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, más conocida como Ley Crea y Crece.
Hemos visto **qué es la factura electrónica**, pero ¿todos los profesionales deben hacerlas? La **factura electrónica para autónomos** sí será obligatoria. Sin embargo, es importante tener en cuenta que entrará en vigor para ellos más tarde que para las grandes empresas que facturen más de 8 millones de euros anuales. El desarrollo de la **facturación electrónica en España** seguirá un calendario gradual, donde los autónomos y las empresas que facturen menos de 8 millones de euros tendrán un plazo de dos años desde la aprobación del reglamento para adaptarse. Durante este período de transición, podrán seguir emitiendo facturas en el formato tradicional, pero es recomendable comenzar la adaptación con antelación para evitar problemas de última hora y asegurar el cumplimiento de todos los requisitos técnicos y legales establecidos.
Desde el año 2015 ya es obligatorio que todas las facturas que se realicen a cualquier administración pública sean electrónicas. Por lo tanto, todas las pymes o autónomos que sean proveedores de una administración pública tienen que utilizar ya un sistema de factura electrónica.
**Cómo crear factura electrónica para Ayuntamientos**
Para facturar a los ayuntamientos de forma electrónica, debes seguir estos pasos:
1. **Requisitos previos**
- Disponer de un certificado digital válido
- Contar con un software de facturación homologado
- Tener los códigos DIR3 del ayuntamiento (oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora)
2. **Cómo se emite una factura electrónica**
- Accede a tu software de facturación homologado
- Introduce los datos obligatorios:
- Información del emisor (NIF, razón social, dirección)
- Datos del ayuntamiento receptor
- Códigos DIR3 correspondientes
- Descripción detallada de los servicios o productos
- Importes, impuestos y total
- Genera la factura en formato Facturae
- Firma digitalmente el documento con tu certificado
3. **Envío de la factura**
- Remite la factura a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe)
- Guarda el justificante de presentación
- Realiza seguimiento del estado de la factura en la plataforma
4. **Consideraciones importantes**
- Las facturas deben cumplir con la Ley 25/2013
- Es obligatorio desde 2015 para todas las facturas dirigidas a administraciones públicas
- El formato debe ser Facturae 3.2 o superior
- La factura debe estar firmada electrónicamente para garantizar su autenticidad
El concepto de factura electrónica, que se refiere a un documento digital que sustituye legalmente a la factura en papel tradicional, tiene un alcance limitado en cuanto a las operaciones internacionales. Puesto que la legislación solo afecta a empresas que lleven a cabo su actividad en España, las facturas a clientes extranjeros podrán seguir el mismo sistema que se usa actualmente.
Cuando nos preguntamos cuál es la factura electrónica que se debe utilizar en operaciones internacionales, es importante destacar que cada país tiene su propia regulación. La facturación electrónica empezó a implementarse en Europa a principios de los años 2000, con países como Dinamarca y Suecia como pioneros. En España, aunque las primeras regulaciones surgieron en 2003, no fue hasta 2015 cuando se hizo obligatoria para las administraciones públicas, y ahora se extiende gradualmente al sector privado.
Para las empresas españolas que realizan operaciones internacionales, es fundamental tener en cuenta:
- En caso de operaciones intracomunitarias, se recomienda consultar la normativa específica del país destinatario
- Los sistemas de facturación electrónica deben ser capaces de gestionar tanto facturas nacionales como internacionales según los requisitos de cada territorio
El cambio que supone la factura digital de Hacienda es muy grande, ya que se trata de una situación que hasta ahora ningún profesional había tenido que vivir de manera obligatoria, a no ser que tuviese que facturar a una administración pública. No obstante, a partir de 2025 no quedará otro sistema en vigor tras la aprobación del reglamento de la **ley de factura electrónica**, y eso puede conllevar un periodo de adaptación.
Por tanto, para evitar posibles sanciones de la Agencia Tributaria, lo mejor es anticiparse a la entrada en vigor de esta medida. Además, gracias a los programas de facturación, las empresas llevarán un mayor control sobre todas sus facturas, algo que también facilitará la tramitación de sus autoliquidaciones trimestrales.
Adaptarse de forma anticipada a la factura electrónica digital no solo evita prisas de última hora, sino que permite a las empresas obtener ventajas competitivas significativas. La transformación gradual facilita una implementación sin contratiempos, permitiendo a los equipos familiarizarse con los nuevos procesos y sistemas antes de que sean obligatorios. Además, con la facturación electrónica en España siendo ya una realidad para muchas organizaciones, una adaptación temprana permite establecer relaciones comerciales más eficientes con proveedores y clientes que ya utilizan estos sistem as. Las empresas que se adelantan pueden aprovechar mejor las ayudas disponibles, como el Kit Digital, y tienen más tiempo para optimizar sus procesos internos, resultando en una transición más suave y rentable hacia la digitalización completa de su facturación.
Según las últimas novedades publicadas en 2025, se abandona el formato Facturae en la solución pública de facturación y adopta el **formato UBL (Universal Business Language)**. Este cambio se alinea con las previsiones de la Directiva ViDA, que busca modernizar el sistema de IVA en la Unión Europea. La adopción del formato UBL es un cambio significativo, pues facilita la interoperabilidad a nivel europeo, permitiendo un mejor posicionamiento de las empresas españolas en sus relaciones intracomunitarias. En Cegid, nuestras soluciones están ya preparadas para utilizar este formato.
Como explicamos en el apartado sobre **qué es la factura electrónica, para trabajar con este sistema es necesario contar con un software que cumpla una serie de requisitos**. Por otro lado, la ley Antifraude es la que elimina la posibilidad de utilizar Excel para emitir facturas.
Esto se debe, principalmente, a que se trata de un programa completamente manual y que no ofrece ninguna garantía de trazabilidad, algo que contradice la Ley 11/2021, más conocida como Ley Antifraude. En consecuencia, la **obligatoriedad en la factura electrónica** fuerza a optar por sistemas de facturación homologados.
Sí. No todos los documentos tendrán que adaptarse a la **ley de factura electrónica**, puesto que solo afecta a lo que se conoce como B2B. Es decir, las transacciones entre empresas.
Por tanto, siempre que se facture a particulares mediante facturas simplificadas, no será necesario modificar los sistemas actuales. Lo mismo sucede si se emiten una **factura electrónica en 2024** a empresas que no tengan su sede social o que realicen su actividad en España, algo que puede afectar a quienes hagan transacciones con otros operadores intracomunitarios, por ejemplo.
La obligatoriedad en la factura electrónica llegará un año después de que se publique el reglamento de la nueva ley de factura electrónica, lo cual **junio de 2025** todavía no ha ocurrido.
Por tanto, factura electrónica 2025 todavía no será obligatoria. Lo previsible es que lo sea durante el **primer** **cuatrimestre de 2026**.
La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) es responsable de desarrollar y gestionar esta solución, que servirá tanto como infraestructura para la emisión y recepción de facturas, como **repositorio obligatorio de todas las facturas electrónicas**. Esta plataforma pública y gratuita estará disponible a través de la sede electrónica de la AEAT, Para cumplir con la nueva ley de facturación electrónica, la plataforma incorporará funcionalidades para monitorizar los periodos medios de pago y garantizar el cumplimiento de la normativa sobre morosidad comercial, asegurando la trazabilidad completa de todas las operaciones.
Esta solución está especialmente diseñada para autónomos y pequeñas empresas que necesitan un sistema de facturación electrónica de manera puntual o que emiten un número reducido de facturas al año. Sin embargo, es importante considerar que **optar únicamente por la solución pública puede limitar las capacidades de gestión empresarial,** ya que las soluciones privadas ofrecen ventajas adicionales como:
Integración con la contabilidad y otros procesos empresariales
Automatización avanzada de tareas administrativas
Herramientas de análisis y control financiero
Gestión completa del ciclo de facturación
Funcionalidades personalizadas según el sector
Para empresas con mayor volumen de facturación o que buscan optimizar sus procesos más allá de la simple obligación de factura electrónica, las soluciones privadas ofrecen un ecosistema más completo que permite no solo cumplir con la normativa, sino también mejorar la eficiencia operativa y el control empresarial.
Como suele ocurrir en estos casos, las compañías que estén obligadas a emitir e-facturas pueden enfrentarse a multas de diverso tipo si no lo hacen. Además, estas penalizaciones pueden llegar a alcanzar los **10\.000 €,** dependiendo de las circunstancias. La Agencia Tributaria será uno de los organismos encargados de hacer cumplir la ley.
El incumplimiento del Reglamento de facturación electrónica puede tener graves consecuencias para las empresas. Según la normativa actual, las empresas que no se adapten a la obligación de factura electrónica se enfrentarán a diferentes tipos de sanciones:
**Incumplimiento en la implementación del sistema**
Multas de hasta 10.000 euros por cada infracción
Sanciones adicionales por reincidencia
**Incumplimiento en la remisión de facturas**
Sanciones del 1% del importe total de las operaciones que deberían haberse facturado electrónicamente
En casos de incumplimiento sustancial (más del 20% de las operaciones), la sanción puede elevarse al 2%
Multas trimestrales acumulativas de entre 300 y 6.000 euros
**Incumplimiento en aspectos técnicos**
Penalizaciones por no usar software homologado que cumpla con el Reglamento de facturación electrónica
Sanciones por no mantener la trazabilidad requerida de las facturas
Multas por no garantizar la integridad y autenticidad de los documentos
La factura electrónica de Hacienda será un documento digital que deberá cumplir con unos requisitos técnicos específicos para garantizar su validez legal. Las características de la factura electrónica incluyen:
- Formato estructurado XML que permite el procesamiento automático
- Firma electrónica avanzada para garantizar la autenticidad e integridad
- Código QR obligatorio para su verificación
- Campos obligatorios como datos fiscales, descripción, importes e impuestos
Cómo es una factura electrónica en la práctica:
- Se genera desde un software homologado por la AEAT
- Incluye la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT»
- Permite el seguimiento en tiempo real de su estado
- Se almacena de forma segura garantizando su conservación
Cómo funciona el nuevo sistema de facturación electrónica:
1. El emisor genera la factura desde su software certificado
2. Se envía una copia a la plataforma pública de facturación
3. El sistema realiza validaciones automáticas
4. El receptor puede descargar y procesar la factura automáticamente
5. Se registran los estados de la factura (emisión, recepción, pago)
6. Todo el proceso es trazable y verificable por la AEAT
**Estado del trámite y definición de factura electrónica**
La factura electrónica es un documento digital que sustituye legalmente a la factura en papel tradicional, garantizando su autenticidad e integridad mediante sistemas informáticos homologados. El Consejo de ministros ya ha aprobado el Real Decreto que regula la factura electrónica obligatoria B2B en España.
**Cuando entra en vigor la factura electrónica**
La implementación seguirá un calendario gradual:
- Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: Un año después de la aprobación del reglamento (previsiblemente en 2026)
- Resto de empresas y autónomos: Dos años después de la aprobación del reglamento (previsiblemente en 2027)
**Beneficios de la facturación electrónica**
La nueva normativa aportará importantes ventajas para las empresas:
- Automatización de procesos y reducción de errores
- Mayor control y trazabilidad de las facturas
- Ahorro significativo en costes de gestión y almacenamiento
- Mejora en los plazos de cobro y reducción de la morosidad
- Impulso a la transformación digital empresarial
**Principales novedades**
- Se adopta el estándar UBL como formato obligatorio para el intercambio
- Las plataformas de facturación deberán remitir copias fieles a la Agencia Tributaria
- Se incorpora una definición más precisa de «copia fiel» y las obligaciones de información
- La entrada en vigor se computará desde la aprobación de la orden ministerial que desarrolle la solución pública de facturación electrónica
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La factura electrónica está transformando cómo las empresas gestionan sus finanzas y cumplen con las regulaciones de la Agencia Tributaria.
Si buscas un software de calidad y totalmente adaptado a los estándares exigidos, estamos aquí para mostrarte cómo simplificar el cumplimiento de tus obligaciones fiscales más fácilmente de lo que imaginas. |
| Shard | 150 (laksa) |
| Root Hash | 7721655320018936950 |
| Unparsed URL | com,cegid!www,/ib/es/factura-electronica-obligatoria/ s443 |